Все статьи номера
статья 20 из 28
Не прочитано
5
Май 2012года
HR-департамент / Корпоративная культура

Дружите с бывшими сотрудниками с пользой для компании. Как создать клуб Alumni и сделать его эффективным

В переводе с английского Alumni - выпускник. Бывшие сотрудники - в фигуральном смысле «выпускники» компании. Она может поддерживать связь с ними: интересоваться, как складывается их профессиональная жизнь и личная судьба. Такие отношения могут носить и практический характер. Например, поработав в других фирмах и обогатившись новыми знаниями, Alumni вернется в компанию в новом качестве. Или обратится к бывшему работодателю уже в качестве клиента.
 
Алексей ИВАНОВ, Партнер компании «Эрнст энд Янг», президент Клуба друзей компаний «Эрнст энд Янг» и «Андерсен»

Чтобы клуб Alumni стал эффективным, не стоит надеяться, что все будет происходить само собой и можно пустить все на самотек. Необходимо и инициировать создание такого клуба, и затем обеспечивать его работу. Это несложно, просто нужно время, чтобы стабильно заниматься этим. Главные вопросы, которые предстоит решить: кто возглавит проект и кого включить в рабочую группу, что делать, чтобы клуб не остался лишь на бумаге, для галочки, и, наконец, какие именно бывшие сотрудники должны входить в него.

Эти вопросы стояли перед нами десять лет назад, когда мы соединили активы компаний «Эрнст энд Янг» и «Андерсен» и решили по примеру зарубежных филиалов компании создать Клуб друзей, чтобы объединить бывших сотрудников обеих организаций.

Диаграмма. Считаете ли Вы, что компания должна поддерживать отношения с бывшими сотрудниками?
 

Инициатором создания клуба в идеале должен быть HR-директор, а возглавить проект предложите топ-менеджеру компании

Если руководителем клуба станет генеральный директор или кто-то из топ-менеджеров компании, это послужит дополнительной гарантией того, что в компании будут серьезно относиться к проекту. Предложите гендиректору стать президентом клуба Alumni. Объясните, в чем смысл и польза. Особенно подчеркните: Вы сможете быстро закрывать важные вакансии бывшими сотрудниками, которые уже знают корпоративную культуру компании, кроме того, получите новых клиентов – их приведут Alumni. Так Вы продемонстрируете деловой подход и стратегическое мышление, подтвердите свой статус бизнес-партнера.

Не создавайте отдел под клуб, а формируйте рабочую группу. Оптимальный состав

Создавать под клуб специальный отдел или вводить новые должности в HR-департамент экономически нецелесообразно. В рабочую группу включите людей из разных подразделений. Разумеется, этих людей нельзя назначать принудительно, в приказном порядке. Берите только тех, кто сам изъявит желание заниматься этим. Как их найти? Попросите руководителей рассказать сотрудникам своего подразделения о новом проекте или опубликуйте информацию о нем на сайте компании. Предложите желающим участвовать в нем. Главное, чтобы человек был дипломатичным и любил общаться. Из желающих формируйте команду. Ее оптимальный состав может быть таким:

– координатор: контактное лицо, которое взаимодействует с руководством компании, президентом клуба и его членами. Координатором может быть человек из любого подразделения;

– маркетолог: организует рассылки материалов членам клуба по электронной почте, заполняет новостные ленты;

– HR-менеджер: вводит в электронную базу клуба данные об уволившихся сотрудниках, обновляет их контактную информацию;

– сотрудник из бэк-офиса или PR-отдела: займется организацией мероприятий клуба;

– специалист из сервисного подразделения компании, скажем, финансового, IT, направления фармацевтики: пишет об изменениях в отрасли, рассказывает об интересных новинках, словом, готовит аналитику для рассылки членам клуба.

Какие выгоды получит компания от Клуба друзей

Таких выгод пять:– большинство Alumni станут клиентами компании;– укрепится корпоративная культура и повысится HR-бренд;– бывшие сотрудники помогут находить грамотных специалистов;– некоторые «выпускники» возвращаются в компанию, обогащенные новым опытом и знаниями;– с фирмами, куда ушли сотрудники, компания может реализовать совместные проекты к обоюдной выгоде.
 
– большинство Alumni станут клиентами компании;– укрепится корпоративная культура и повысится HR-бренд;– бывшие сотрудники помогут находить грамотных специалистов;– некоторые «выпускники» возвращаются в компанию, обогащенные новым опытом и знаниями;– с фирмами, куда ушли сотрудники, компания может реализовать совместные проекты к обоюдной выгоде.
 

Ведите отдельную электронную базу данных по членам клуба

Это скорее всего придется делать HR-департаменту. Отдельная база нужна, потому что не все сотрудники, увольняющиеся из компании, автоматически попадают в клуб Alumni. Менеджер Вашего департамента будет отбирать достойных и заносить в базу их данные. Особенно важна контактная информация. Проинструктируйте своего подчиненного, чтобы он уточнял адрес электронной почты сотрудника и номера его телефонов.
 

Надежно храните данные о бывших сотрудниках и обновляйте контакты
Наталия СОРОКИНА,
руководитель программы Alumni компании КПМГ в России и СНГ

Контакты бывших сотрудников должны быть правильными, иначе ваша информация не дойдет до них. Поэтому проверяйте контакты и корректируйте их при необходимости, помня о том, что обработка и хранение персональных данных должны проводиться в соответствии с требованиями законодательства. Это одно из условий успешной работы клуба Alumni. Но есть и еще несколько. Во-первых, нужно поддерживать регулярный контакт с членами клуба, предоставлять им интересную, актуальную и полезную информацию. Во-вторых, сформировать команду из таких сотрудников компании, которым интересно развивать программу Alumni. В КПМГ такая команда есть, а потому программа успешна во многих странах, в том числе в России. Участниками клуба в нашей стране стали более 1000 бывших сотрудников КПМГ.
 

Кто может стать членом клуба бывших сотрудников, а кто – нет. Заявка на вступление

В клуб есть смысл включать только тех бывших, которые ушли из компании по собственной инициативе и без каких-либо отягчающих обстоятельств. Претензий к работе таких уволившихся быть не должно. В клуб бывших сотрудников попадают и те, кто перешел работать в другой офис компании, в том числе за границей. Для таких сотрудников разработайте форму заявки на вступление в клуб (образец см. ниже), вывесите ее на сайт и предлагайте заполнить.

Пример

Одна из московских юридических компаний решила организовать клуб бывших сотрудников. На заседании, посвященном этому проекту, после долгих обсуждений Директор по персоналу и руководитель клуба решили, кого будут включать в клуб, а кому – отказывать. Во-первых, в числе отказников должны быть люди, с которыми компания рассталась по собственной инициативе. Во-вторых, сотрудники, которые перешли работать к конкурентам. Правда, из этого правила сделали исключение. Если, проработав у конкурента, человек уходил от него, двери клуба открывались для alumni. В-третьих, стать членом клуба не могли и те, кто проработал в компании меньше года.

Что делать, чтобы клуб работал

Вам нужно быть постоянно на связи с теми, кто когда-то у вас работал. Напоминайте о себе выпускникам, организуйте встречи с ними, получайте от них информацию о том, как развивается их карьера, как складывается их жизнь. Вот перечень инструментов, способных обеспечить развитие клуба.

Создайте страничку в соцсети и общайтесь с бывшими сотрудниками. Мы открыли страничку компании в Facebook. Это позволяет нам задействовать современный способ информирования наших «выпускников». Мы публикуем информацию о семинарах и конференциях, новинках от «Академии бизнеса». Кроме того, поздравляем бывших коллег с праздниками.

Выпускайте электронную газету специально для Alumni и отправляйте ее им. У нас такая газета (информационный вестник) выходит два раза в год. Ее не надо печатать и рассылать по обычной почте, что позволяет экономить. Газета готовится специально для бывших сотрудников, поэтому мы стараемся, чтобы в ней была информация, интересная им. У газеты жесткая структура и постоянные рубрики. Первую и вторую полосы традиционно занимают содержание и анонсы тем, а также колонка президента клуба. Я рассказываю об основных событиях, произошедших в компании. Следующие разделы – новости кадровой политики, информация для клиентов, «Alma mater приглашает…»

Пример

В последнем выпуске электронного информационного вестника для Alumni мы рассказали о программе бонусов и премиях, мероприятиях для сотрудников и перемещениях внутри компании. В разделе «Информация для клиентов» написали об инновационных технологиях, которые стали использоваться в разных отраслях. А в рубрике «Alma mater приглашает…» разместили объявления о вакансиях, открытых в компании, и контакты для связи, а также опубликовали несколько писем от «выпускников». Они рассказывают, чем занимаются после того, как ушли из компании и как опыт работы в «Эрнст энд Янг» помогает им профессионально развиваться.
 

Еще один инструмент работы с бывшими сотрудниками – помощь в трудоустройстве
Ирина ЗИНИНА,
менеджер по компенсациям и льготам филиала компании «Лафарж Цемент»

Когда в Уральском подразделении нашей компании потребовалось сократить значительное число сотрудников, стало ясно: все они вряд ли найдут работу. Понимая это, HR-служба создала центр помощи уволенным сотрудникам. Если человек имел право досрочно выйти на пенсию, мы совместно с Городским центром занятости населения ходатайствовали об оформлении. Для других совместно с юристами выпустили брошюру, в которой объясняются права и обязанности сокращенных сотрудников. На других предприятиях области мы узнавали, какие специалисты им требуются, и за свой счет переучивали наших бывших сотрудников. Тем, кому при нашей поддержке предложили начать свое дело, мы были готовы выделить бизнес-наставника. В итоге из 313 сокращенных 157 человек трудоустроены, 91 получают пенсию. Сейчас, если появляется работа на предприятии, привилегированное право при трудоустройстве получают наши бывшие сотрудники. А центр продолжает свою работу.
 

Если организуете тренинги, проводите обучение, предлагайте их бывшим работникам. У нас разработкой программ и организацией тренингов занимается «Академия бизнеса» «Эрнст энд Янг». Бывшие сотрудники могут обучаться по нашим программам на общих условиях. Но сейчас мы рассматриваем возможность ввести льготы для наших alumni.

Рассылайте по e-mail электронные письма бывшим сотрудникам. Главное – эти письма не должны быть пустыми и неинформативными (письма ради писем), иначе со временем их перестанут читать. О чем же тогда информировать получателей? Поздравляйте их с праздниками, сообщайте о конференциях и форумах, в которых Вы участвуете или которые организуете, расскажите, как бывшие сотрудники могут поучаствовать в них. Знакомьте с результатами исследований, которые проводит ваша компания, а также с полезными аналитическими материалами, способными помочь и в профессии, и в жизни (например, о состоянии экономики и финансовых прогнозах). И наконец, мы регулярно отправляем на электронную почту нашим Alumni новости из ленты на сайте и материалы по различным отраслям экономики. Да, это та же самая информация, что есть на нашем сайте. Но не всегда люди заходят туда и читают! Чтобы избежать упреков в рассылке спама, мы просим членов клуба бывших сотрудников оформлять подписку на информационные материалы в момент вступления в клуб. В любой момент от нее можно отказаться.

Самый эффективный инструмент: проведите вечер встречи, соберите «выпускников»

Это сильно укрепляет связи с бывшими сотрудниками. Но только, если Вы соблюдаете три условия. Первое: у каждого вечера должна быть своя тематика. Второе условие: нужна креативная тематика, которая делает мероприятие интересным. Третье условие: вечер не превращается в отчетное собрание компании, когда кто-то выспренно рассказывает об ее успехах. Программу мероприятия составляйте так, чтобы гости вовлекались в нее, участвовали в том, что происходит. Мы устраиваем вечер встречи один раз в год в своем московском офисе. На это мероприятие приходит обычно 200–300 человек. А общее количество членов в нашем Клубе друзей – 1200. Подготовка вечера встречи состоит из нескольких этапов.

Три правила, чтобы бывшие сотрудники во время встречи не переманили нынешних

Боясь этого, многие компании скептически относятся к созданию клубов Alumni. Иногда руководители опасаются, что действующие сотрудники, глядя на успешных бывших, подумают: «Вот ведь, не побоялся уйти из компании и прекрасно себя чувствует. Чего же я боюсь менять работу?» Чтобы снизить подобные риски, следуйте трем правилам. Во-первых, на встречи с бывшими сотрудниками допускайте только менеджеров, руководителей подразделений и топ-менеджеров. Они зрелые личности и лояльны компании. Во-вторых, составляя список участников вечера, следите, чтобы соотношение настоящих и бывших сотрудников было равно 1:3. И в-третьих, продумывая сценарий вечера, старайтесь исключить затяжные паузы, дабы у людей не было возможности долго вести доверительные разговоры.

Этап 1. Соберите рабочую группу и придумайте концепцию вечера. Можно сделать это в форме мозгового штурма. В результате у Вас появится список возможных тем, из которых Вы выберите наиболее интересную.

Пример

Один из вечеров встреч посвятили 50-летней годовщине со дня первого полета человека в космос. Собравшиеся встретились с «инопланетянами», послушали выступление потрясающей «пришелицы» Дивы ПЛАВАЛАГУНЫ, попробовали настоящую еду для космонавтов, а также поучаствовали в различных космических конкурсах и оценили свой интеллектуальный потенциал. Другой вечер встреч с бывшими сотрудниками приурочили к 20-летию компании «Эрнст энд Янг». Он так и назывался: «Двадцать лет спустя». Участники вспоминали бесшабашную Россию конца 80-х – начала 90-х годов, когда компания только появилась в стране (каждый рассказывал какую-нибудь историю). События того времени, образно осмысленные, передали в театрализованном представлении с осовремененными мушкетерами, гвардейцами кардинала, королем и королевой.

Этап 2. Разработайте сценарий. Конечно, есть обязательные пункты программы вечера: сбор участников, речь руководителя компании и президента Клуба. Но в остальном Вы вольны свободно творить. Предложите, к примеру, высокопоставленному «выпускнику» выступить, поприветствовать своих бывших коллег и произнести тост за процветание компании. Устройте фотосессию с героями вечера – мушкетерами, космонавтами. Привлекут всеобщее внимание выступление танцевального коллектива или певца либо театрализованные постановки по тематике вечера. Не забудьте предусмотреть конкурсы и танцы в неофициальной части вечера. Что-то Вы сможете подготовить сами, а что-то заказать event-агентству. Расслабляющая обстановка, атмосфера праздника создадут условия для неформального общения. А бывшим сотрудникам есть о чем поговорить! В таком общении и рождаются идеи и контакты, которые влияют на развитие нашего бизнеса.

Этап 3. Заранее сообщите бывшим сотрудникам, когда и где пройдет вечер. Лучше сделать это за несколько месяцев до самого мероприятия и сразу по нескольким каналам: на сайте, с помощью e-mail-рассылки, а чуть позже отправив приглашение по электронной почте и попросив подтвердить свое участие.

Пример

Английский специалист Питер Ф. восемь лет работал в московском офисе «Эрнст энд Янг», а потом был переведен в вильнюсский филиал компании. Благодаря тому, что информацию о дате вечера встречи в Москве с бывшими сотрудниками англичанин получал за полгода, ему удавалось каждый год заранее спланировать часть своего отпуска на эту дату и попасть на вечер. Ведь в Москве у Питера осталось много друзей и он был рад возможности увидеть их, обсудить с ними свои идеи и проблемы, просто поделиться впечатлениями о работе и жизни в прибалтийской республике.

Нужно оценить работу HR-службы. Какой метод выбрать, чтобы показать ее эффективность
№ 5, 2012
Линейные менеджеры просят искать сотрудников, хотя вакансий нет. Что это значит? О каких аспектах работы HR-службы лучше рассказать коллегам на конференции?