Все статьи номера
статья 13 из 29
Не прочитано
9
Сентябрь 2014года
Эффективность персонала / Составляем документ

Составляем Положение об оплате труда не для проформы. Как и что прописать, чтобы у сотрудников не было вопросов

В компании еще четыре года назад составили Положение об оплате труда. Каждого сотрудника знакомят с ним под роспись. Однако у работников постоянно возникают вопросы по зарплате, с которыми они обращаются в HR-cлужбу. Один из уволившихся управленцев подал на компанию в суд: она якобы не выплатила ему бонус, хотя должна. Судья в ходе разбирательства ехидно сказал юристу компании: «Если бы у Вас было четко прописано, кому, за что и когда выплачиваются бонусы, было бы меньше проблем!»

Анастасия НОВИКОВА, Директор по персоналу компании «ГИПРОНИИАВИАПРОМ»

После этого случая в суде Директор по персоналу подумал, что, во-первых, прежнее Положение об оплате труда неплохо бы подвергнуть экспертизе и обновить. А во-вторых, подумать, как его сделать более жизненным и близким народу. Если взглянуть критически на этот основополагающий документ, сейчас он представляет собой эдакий конспект Трудового кодекса. Таких вариантов Положения об оплате труда масса в открытом доступе в интернете. А хочется его приблизить к специфике компании.

Конечно, все положения этого документа должны полностью соответствовать трудовому законодательству. Скажем, и подходы к удержаниям из зарплаты, и к выплатам материальной помощи, и сам расчет премий и доплат – все должно быть в норме. Писать отсебятину в Положении об оплате труда нельзя. Хотя, возможно, об ответственности работодателя за задержку заработной платы (ст. 142 ТК РФ) напоминать в этом документе и не стоит. Но нужно сделать его понятным сотрудникам, а варианты начисления зарплат и премий – прозрачными. Тогда впоследствии и вопросов у людей будет меньше, и конфликтных ситуаций, которые доходят до суда. Как может выглядеть полный текст Положения об оплате труда, смотрите на нашем сайте www.HR-director.ru/ldoc. Ниже мы скажем о наиболее важных моментах и уместных формулировках.

Не завуалируйте тот факт, что премии начисляются по единоличному решению непосредственного руководителя!
Ольга МУХИНА,
Директор по персоналу и организационному развитию, член правления компании «ПРОМТЕХНОКОМ»

Согласитесь, часто в компаниях премия (или ее часть) зависит от единоличного решения того или иного руководителя. Сам по себе этот факт логичен и понятен. Но почему-то руководство компании пытается скрыть его. Например, подменяя премию набором странных KPI, не поддающихся количественной оценке: «10% за клиентоориентированность», «15% за командный дух». Когда сотрудник читает подобный текст, он понимает – руководитель не хочет платить премию. Поэтому я советую в таких случаях писать так: «руководитель отдела/направления распоряжается премиальным фондом в размере 30% от общей суммы переменной части». Поверьте: ничего зазорного в этом нет. Ваша задача - сделать систему оплаты понятной работнику. Вряд ли он станет спорить с тем, что его премия зависит от руководителя.

Совет

Разрабатывая Положение, проанализируйте действующую систему оплаты труда. Не исключено, что она потеряла свою эффективность или уже не способна так мотивировать людей работать на результат, как раньше. Считается, что пересматривать систему оплаты труда нужно через каждые 5–7 лет, а систему премирования и того чаще – каждые 2–3 года.

Чтобы в положении было все грамотно, создайте рабочую комиссию – HR, бухгалтер, юрист и член профсоюза

Разумеется, члена профсоюза нужно включать, если такой орган в принципе существует в компании (что бывает далеко не всегда). Работник бухгалтерии (желательно главбух или его заместитель) при необходимости скорректирует те пункты, в которых вы будете писать про порядок начисления тех или иных выплат. Юрист проследит, чтобы ничего не противоречило действующему трудовому и налоговому законодательству.

Впрочем, это не весь состав комиссии. Чтобы придать ей вес и авторитет, поговорите с гендиректором и решите, кого включить в нее еще и из топ-менеджеров. В идеале хорошо бы, чтобы председателем комиссии или ее членом был сам гендиректор. Но если это по каким-либо причинам невозможно, пусть он порекомендует, кого включить в комиссию. Например, кого-то из своих заместителей. Такой человек необходим еще и для того, чтобы с ним можно было сверять общие подходы к оплате труда в компании, скажем, практикуется ли работа в выходные и, следовательно, предусматривается ли оплата в двойном размере, писать ли вообще об этом в Положение об оплате труда.

Укажите тот вариант оплаты работы в праздники и выходные, который выгоден компании

В статье 153 ТК РФ говорится, что работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха, и тогда работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Установите в Положении об оплате труда именно этот вариант: выплата в одинарном размере + неоплачиваемый день отдыха. О том, что это делается по желанию сотрудника, не пишите. Тогда все сотрудники будут изначально настроены, что в компании именно так компенсируется работа в выходные и праздники. Но учтите: если сотрудник откажется от другого дня отдыха и потребует двойной оплаты, то, по закону, Вы обязаны это сделать.

Доходчиво пропишите, какие системы оплаты труда установлены, как начисляется зарплата

Сотрудники хотят это понимать. Сначала укажите, какие системы оплаты труда в принципе установлены в компании и для каких групп сотрудников. Скажем, для производственных отделов устанавливается прямая сдельная система начисления зарплаты, для бригад, выполняющих точечные важные поручения (проекты), – аккордная, а для остальных – повременная (тарифная).

Но имейте в виду: повременная система в чистом виде хороша лишь для тех сотрудников, от которых Вы не ждете каких-либо качественных результатов. Ведь суть этой системы в том, что сотрудникам выплачивается установленный оклад за отработанное время, независимо от результатов. Значит, это подходит разве что для таких специалистов, как сторож или консультант. Хотя и для консультанта можно установить требования по качеству работы. Если же Вы намерены требовать от сотрудников выполнения планов или KPI, выдавать результаты, то установите лучше повременно-премиальную систему оплаты – оклад + премия.

Обязательно пропишите, как начисляется зарплата при той или иной системе, из чего она складывается. Сотрудники должны понимать, почему и сколько получают, справедливо ли им начисляют деньги. Скажем, оговорите, что во избежание уравниловки при аккордной системе начисления оплаты труда, когда она предопределяется коллективным результатом, начальнику бригады или проектной группы дается право перераспределить размер зарплаты внутри бригады (группы) в зависимости от вклада каждого работника. Но оговорите, насколько могут различаться зарплаты сотрудников в бригаде.

Для тех, кому зарплата начисляется по сдельной системе, внесите условие о качестве, чтобы работники обращали внимание не только на количество выработанной продукции (так как зарплата зависит от этого), но и на качество.

Пример

2. Системы оплаты труда
2.1. Для работников производственных подразделений (цехов по выработке продукции, по погрузке металла) установлена прямая сдельная система оплаты труда, так как результаты их труда можно количественно измерить и они выражаются в натуральной форме.
2.1.1. За выработку каждой единицы продукции устанавливаются конкретные расценки. Их размер определяется приказом генерального директора на полгода и прописывается в приложении № 1 к данному Положению («Расценки за выполнение определенных работ и выпуск продукции сотрудниками, которым зарплата начисляется по прямой сдельной системе»). Зарплата исчисляется в следующем порядке: количество продукции того или иного типа, произведенной работником, умножается на расценки (установленные за одну единицу продукции). Затем общие суммы по каждому виду продукции суммируются. Полученный результат и является заработной платой, если к этой сумме не применяется понижающий коэффициент за брак, предусмотренный пунктом 1.3 настоящего Положения.
2.1.2. Если в продукции, произведенной сотрудником, фиксируется брак в размере, превышающем 2% от общего объема выпущенной этим сотрудником продукции, к сумме зарплаты, начисленной исходя из количества произведенной продукции, применяется понижающий коэффициент 0,8. За каждые дополнительные 2% брака понижающий коэффициент уменьшается на 0,2.
2.2. Для бригад и групп, работающих над конкретными проектами и заданиями, устанавливается аккордная система оплаты труда.
2.2.1. Зарплата сотрудникам начисляется исходя из коллективного результата всей бригады (группы). 40% от дохода, полученного бригадой, направляется на зарплату ее работников.
2.2.2. Полученную сумму распределяет между сотрудниками бригадир. Он может распределить сумму в равном размере поровну либо дифференцированно, в зависимости от вклада конкретного сотрудника в общее дело и соблюдения им трудовой дисциплины. Прогул без причин дает бригадиру (руководителю группы) право снизить зарплату провинившемуся сотруднику на 15%, за появление на работе в нетрезвом виде – на 10%. Заработная плата самого бригадира или руководителя группы превышает среднюю зарплату его подчиненных на 25%. Разница в зарплатах сотрудников, являющихся членами одной бригады (группы), не может быть больше 20%.
2.3. Для остальных сотрудников компании устанавливается повременно-премиальная система оплаты труда.
2.3.1. Зарплата этой категории сотрудников складывается из двух частей:
– фиксированной части
– оклада;
– переменной части
– премии, начисляемой, исходя из сроков и качества выполнения работы, достижения определенных результатов.
2.4. Всем сотрудникам компании может быть выплачена также дополнительная разовая премия за существенные достижения в работе.

Всего существует девять видов систем оплаты труда*.

Не забудьте про дополнительный KPI для руководителей и про то, что бонус выплачивается тем, кто работает

В Положении об оплате труда обязательно укажите, что для руководителей высшего звена кроме количественных и качественных KPI вводится еще один – финансовый результат всей компании. Это необходимо, чтобы топ-менеджеры осознавали, что должны своим трудом способствовать улучшению показателей всей компании. Кроме того, укажите, что бонусы выплачиваются только тем управленцам, которые на момент их выплаты работают в компании. Выплатить бонус раньше или тем, кто весь предыдущий год работал, а потом уволился, не дождавшись даты выплаты, нельзя. Так Вы исключите ситуации, когда менеджер, увольняясь раньше, просит выплатить ему бонусы потому, что в принципе заработал такое вознаграждение. Но Вам ведь нужно, чтобы бонусная система стимулировала управленцев работать именно в вашей компании (о том, какие показатели включить в бонус топ-менеджеров, чтобы они работали долго в компании, читайте в № 2, 2013).

Обязательно укажите, кто и как устанавливает оклад, кто может его понизить, в каких случаях

Сотруднику должно быть ясно, откуда берется тот оклад, который он получает, может ли меняться размер этой базовой суммы и в каких случаях. Понятно, что назначается оклад либо согласно штатному расписанию, либо согласно грейдам, если в компании они разработаны. Но в Положении о зарплате лучше не писать, что оклад устанавливается исходя из системы грейдов, так как в трудовом законодательстве нет такого понятия «грейд». А вот понятие «штатное расписание» предусмотрено. В крайнем случае укажите, что оклад устанавливается по штатному расписанию, а в штатное расписание размер оклада заносится исходя из итогов грейдирования – оценки роли и важности каждой должности специальной комиссией.

Изменение размера оклада – важный и болезненный момент для любого сотрудника. Особенно, если речь идет о снижении. Постарайтесь прописать, в каких случаях оклад может быть повышен или понижен и за что. Не стоит писать, что оклад может быть повышен по результатам оценки труда, эта процедура не предусмотрена Трудовым кодексом. Оценка необходима больше самим сотрудникам и их руководителям, чтобы понимать, какие сильные стороны есть у сотрудника, какие слабые, что надо развивать. И по результатам этой процедуры можно делать выводы, но служить основанием для таких важных решений, как понижение зарплаты, она напрямую быть не может. Единственная оценочная процедура, результаты которой признаются законодательством и на основании которой может понижаться оклад, является аттестация. Если и ссылаться в Положении об оплате труда на какие-либо результаты проверок, то только на эту процедуру. И желательно, чтобы решение о снижении оклада принималось компетентной комиссией по представлению руководителя компании и по результатам аттестации, а никак иначе.

Пример

3. Изменение оклада сотрудника
3.1. Оклад сотрудника повышается, когда он переводится на другую должность, предполагающую большую ответственность, нагрузку и, соответственно, более высокую оплату (входящую в грейд, для которого предусмотрена более высокая оплата труда).
3.2. Оклад может быть увеличен и в том случае, если сотрудник в течение полутора-двух лет стабильно показывает высокие результаты, не нарушает трудовую дисциплину, выполняет и перевыполняет план, демонстрирует лояльность компании и заинтересованность в повышении эффективности труда. Решение о повышении принимает руководитель сотрудника, составляет на него представление и передает в службу персонала. Она рассматривает представление и по согласованию с руководством компании, исходя из финансовых возможностей организации, принимает решение.
3.3. Оклад может быть понижен сотруднику, если он по состоянию здоровья или по собственному желанию переводится на должность с меньшей ответственностью и нагрузкой, а также с меньшей оплатой.
3.4. Компания вправе понизить оклад работнику, если аттестация показала, что он демонстрирует низкие результаты труда, не выполняет план, не справляется с должностными обязанностями, не обладает нужными знаниями в полном объеме и нужными компетенциями, не соответствует занимаемой должности. Решение о снижении оклада может быть принято в таком случае только по результатам аттестации персонала и только специальной трудовой комиссией, в которую включаются представители службы персонала, руководитель компании или заместитель, непосредственный начальник сотрудника, специалисты юридической и финансовой служб.
3.5. О том, что трудовая комиссия приняла решение о понижении должностного оклада по результатам аттестации, сотруднику сообщается не менее чем за два месяца.

Мой опыт показал: лучше сделать два отдельных документа – Положение о премировании и Положение об оплате труда
Наталья РУБАНОВА,
управляющий партнер центра «Территория возможностей»

В компании, где я работала руководителем службы персонала, назначили нового коммерческого директора. Приняв дела и изучив Положение об оплате труда, где был раздел и о премиях для подразделения продаж, он заметил: «Здесь все надо менять – эти виды премий уже не работают!» Я согласилась подкорректировать документ в той его части, которая касается отдела продаж. Но подумала: если бы в этом акте не были прописаны премии, не пришлось бы делать столько работы. Потом произошел еще один случай: руководство компании утвердило новые размеры премий, и мы начали их начислять. Но через пару месяцев поняли, что ошиблись – сотрудники стали получать слишком много. Мне пришлось второй раз работать над документом. Если бы я создала тогда отдельное Положение о премировании, было бы меньше работы.

Если не знаете, готовы ли ежегодно индексировать зарплаты, то и не включайте такое условие вообще

Если напишете в Положении, что зарплата может быть индексирована по решению руководства, это будет смотреться странно. Индексация привязана к показателю инфляции. А значит, решение, проводить индексацию зарплат или не проводить, должно зависеть от того, есть инфляция или нет. А решать, индексировать или не индексировать зарплату, по усмотрению руководства, конечно, можно, но нелогично.

Поэтому вносите пункт об этом лишь в том случае, если компания уверена, что в состоянии индексировать зарплаты ежегодно.

Пример

5.5. В конце года трудовая комиссия принимает решение об индексации окладов. Она учитывает финансовые показатели компании, а также индекс инфляции в стране и исходя из этого определяет, насколько повышаются зарплаты, и устанавливает размер индексации в процентах. Он не может быть меньше официального индекса инфляции, но превышать его может.

Впрочем, некоторые компании увязывают решение об индексации с показателем инфляции – достиг он критического уровня или нет. Работодатель устанавливает в Положении: «Если инфляция в стране будет существенной и превысит 10%, то компания индексирует зарплаты. Насколько, определяет руководство, исходя из финансовых возможностей».

Покажите, как сотрудник может заработать больше. Доплаты

Перечислите в Положении об оплате труда все те случаи, когда к размеру переменной части зарплаты (премии) применяются повышающие коэффициенты. Это такие случаи: – совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – +0,25; – сверхурочная работа – +0,20; – перевыполнение квартального и месячного плана, оперативных заданий руководителя – +0,20; – высокая трудовая дисциплина на протяжении долгого срока (от года) +0,10; – высокое качество труда, отличные отзывы руководителя +0,10; – бережное отношение к материальным ценностям, экономия ресурсов +0,15; – работа сотрудника без больничных листов, административных отпусков – +0,10; – действия, повышающие имидж предприятия (публикации в прессе, успешное наставничество или преподавание) – +0,15.

Определяя порядок премирования, укажите, что это не обязанность компании, подчеркните роль руководителя

Нередко от кандидатов мы слышим, что они ушли из компании, потому что им обещали заплатить премию, но не заплатили. Имеется в виду премия масштабная и разовая, а не та, которая является переменной частью зарплаты. Чтобы таких обид не было, внесите в Положение об оплате труда пункт о том, что, во-первых, выплата разовых премий по итогам работы зависит от финансовых показателей компании, а во-вторых, выплачивается по решению руководства организации и является правом, но не обязанностью (ст. 22, 191 ТК РФ). Следовательно, компания вправе не выплачивать премию вообще, а также выплатить ее тем сотрудникам, которые, по мнению руководства, заслуживают этого.

Что касается премий, которые являются переменной частью зарплаты, то часто сотрудники требуют точного математического обоснования не только количественных показателей KPI (что логично и понятно), но и качественных. Однако далеко не всегда оценку качества можно обосновать как математический расчет. И некоторые сотрудники начинают утверждать, что оценка руководителя субъективна или неверна, а на самом деле они работают качественно. Чтобы исключить подобные инсинуации, внесите в Положение, к примеру, такую формулировку: «Выполнил ли сотрудник количественные KPI, устанавливает руководитель путем простого подсчета. Качественные KPI оценивает исключительно непосредственный руководитель сотрудника».

Не забудьте определить и те случаи, в которых к переменной части зарплаты применяются понижающие коэффициенты (примерный перечень см. в таблице ниже).

Таблица. Перечень упущений и нарушений, за которые снижается переменная часть зарплаты (пример)

ПоказательЗначение коэффициента (в долях)
1.2.Нарушение трудовой дисциплины (опоздания, прогулы и др.)–0,25
1.3.Низкое качество работы, грубые ошибки и неточности в работе–0,25
1.4.Бесхозяйственность, небрежное отношение к материальным ценностям и имуществу предприятия–0,10
1.5.Действия или поведение, снижающие имидж предприятия–0,10
1.6.Непрохождение аттестации–1,0

Мой результат!

Наталья КОРЗУКОВА,
Директор по персоналу компании «Альянс» (г. Москва)

Что из прочитанного в журнале применила в работе:
Я просто не могла не заметить статью «Ценный кадр хочет уволиться, уехать жить в деревню или в южную страну. Покажите, что дауншифтинг не для него, и удержите» (№ 8, 2014). У нас есть руководители подразделений, которые иногда то ли в шутку, то ли всерьез говорят, что мечтают все бросить, уехать куда-нибудь далеко и жить, ни о чем не думая. Когда слышишь такие высказывания, порой не знаешь, как реагировать. Вроде бы это личное дело человека. Но не совсем – не хочется терять хорошего управленца и специалиста.
Результат:
Опираясь на статью, я составила презентацию под названием «Дауншифтинг: осуществлять ли мечту о жизни по своим правилам?». Использовала те четыре вопроса, которые журнал рекомендует каждому, кто подумывает о дауншифтинге, задать себе, а также изложила варианты, как можно попробовать такую жизнь, оставаясь членом нашей команды. Я получила небывалый отклик. Руководители среднего и высшего звена приходили ко мне, чтобы обсудить презентацию и поговорить о том, стоит ли ехать на Гоа или на Цейлон, чтобы жить там ради себя. Мне показалось, что примерно половина управленцев перестали мечтать о дауншифтинге, у них как-то загорелись глаза. Мечта, вероятно, снижала мотивацию. Спасибо журналу за обстоятельный и уравновешенный подход к теме, без крайностей.

*Описание девяти систем оплаты труда смотрите в таблице на сайте www.hr-director.ru/examples
**Полный текст Положения об оплате труда смотрите на сайте www.hr-director.ru/examples

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Чтобы сотрудники поняли, по какому принципу начисляется зарплата, в Положении об оплате труда нужно:
указать, какие системы оплаты труда в принципе есть в компании и насколько могут различаться зарплаты сотрудников в одном отделе
прописать, что зарплата зависит от коллективного результата и условий трудового договора
предусмотреть формулу расчета заработной платы для каждой системы оплаты труда, использованной в компании

 

Предстоит перекроить оргструктуру, сократить штат. Чтобы минимизировать негатив, создаем корпоративное СМИ
№ 9, 2014
Персональный HR-ответ