Все статьи номера
статья 15 из 28
Не прочитано
10
Октябрь 2014года
Бэкграунд / Будьте в курсе

Покупать подарки сотрудникам, выплачивать выходное пособие теперь можно смелее! Бухгалтерия уверенно отнесет затраты на это в расходы


Бухгалтерия не любит, когда HR-служба приобретает ценные подарки для награждения сотрудников, а также выплачивает выходные пособия увольняющимся или направляет работников в командировки в выходные дни. На это есть причины: затраты на все это налоговые инспекторы иногда запрещают включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль компании. Но Минфин России постарался – признал это несправедливым. Об исключениях доходчиво рассказал.
 
Алексей Абрамов, старший юрист, руководитель налоговой практики компании Beiten Burkhardt

Бухгалтерия теперь не будет против подарков сотрудникам. Но только за производственные достижения

Нормативный документписьмо Минфина России от 02 июня 2014 г. № 03-03-06/2/26291 «Об учете для целей налога на прибыль расходов на премирование работников, в том числе в виде ценных подарков».

Статус: действует с момента, когда было подписано.

Бухгалтерия или финансовая служба бывает недовольна, когда HR-служба приобретает подарки для сотрудников, по простой причине – рискованно относить затраты на это в состав расходов на оплату труда и уменьшать на их сумму налогооблагаемую прибыль. Налоговые инспекторы могут признать это неверным, доначислить налог на прибыль, наложить штраф и обязать заплатить пени за каждый день просрочки. Если компания не хочет рисковать, по сути, она должна списывать затраты на покупку подарков за счет своей чистой прибыли. Но это невыгодно компании.

Своим письмом Минфин России успокоил и HR-службы, и бухгалтерии. А заодно и еще раз разъяснил, почему налоговые инспекторы иногда запрещают относить затраты на подарки в состав расходов на оплату труда.

Итак, Минфин указал, что расходы на премирование работников, в том числе в виде ценных подарков, связанных с производственными результатами и предусмотренных трудовыми договорами, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе расходов на оплату труда. Минфин России при этом ссылается на статью 191 Трудового кодекса, предусматривающую возможность поощрять работников, в том числе ценными подарками. Кроме того, финансовое ведомство России приняло во внимание и статьи 252 и 255 Налогового кодекса, в которых говорится о том, как и когда в принципе те или иные затраты признаются расходами на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Из вышесказанного следует, что расходы на ценные подарки сотрудникам Минфин приравнивает к расходам на выплату премий. А премии включаются в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Если же подарки вручают сотрудникам не за производственные достижения, а, скажем, просто к празднику или к юбилею, то расходы на покупку таких подарков не могут учитываться в составе расходов на оплату труда, и, следовательно, уменьшать на их размер налогооблагаемую прибыль нельзя. Обнаружив такие подарки, налоговые инспекторы и доначисляют налог на прибыль, налагают штраф и взыскивают пени за каждый день просрочки.

Надо отметить, Минфин в этом вопросе достаточно последователен. Такую же позицию по учету расходов на подарки финансовое ведомство занимало и прежде (см., например, письмо от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79 ).

Два условия, которые надо соблюсти, чтобы смело относить затраты на покупку подарков в расходы на оплату труда

Условие 1. Затраты должны быть экономически обоснованными и связанными с производственными целями. В данном случае это означает, что подарки нужно вручать сотрудникам именно за достижения в работе.
Условие 2. В трудовых договорах с сотрудниками должно быть предусмотрено, что их могут премировать за достижения в работе, за прилежное исполнение своих служебных обязанностей и за выдающиеся результаты.

Разъяснения Минфина не исчерпывающие. Остается вопрос

В письме финансовое ведомство говорит лишь о том, что в трудовом договоре или в локальном акте о премировании должна быть предусмотрена возможность поощрения работника. Нужно ли в этих документах прописывать, что поощрить можно ценным подарком, или же достаточно общей фразы о премировании (судя по письму, Минфин приравнивает расходы на подарки к премиям)? Чтобы избежать недоразумений, пропишите в трудовом договоре или локальном акте компании, что сотрудники могут быть премированы за показатели в работе, в том числе ценным подарком.

Выходное пособие можно смело выплачивать при увольнении – оно включается в расходы. Но при определенных условиях

Нормативный документ: письмо Минфина России от 16 июля 2014 г. № 03-03-06/1/34828 «Об учете в расходах по налогу на прибыль выходного пособия, выплачиваемого работникам при прекращении трудового договора».

Статус: действует с момента, как было подписано.

Вернее, условие, по сути, одно: выплату выходного пособия при увольнении (сокращении штата, по другим основаниям, не предусмотренным статьей 178 ТК РФ, регулирующей порядок выплаты выходных пособий) можно отнести в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль компании, если такое пособие предусмотрено трудовым или коллективным договором либо дополнительным соглашением к трудовому договору.

Ценность этого письма Минфина России в том, что в перечне документов, в которых должно быть прописано выходное пособие при увольнении, теперь указаны не только трудовой и коллективный договора, но и дополнительное соглашение к трудовому договору. Это исключит ситуации, когда налоговые инспекторы отказывались признавать выходное пособие расходами на оплату труда лишь потому, что оно предусматривалось соглашением сторон (дополнительным соглашением к трудовому договору), которое заключалось при увольнении работника. Налоговые инспекторы считали, что выходное пособие только тогда могло уменьшать базу, облагаемую налогом на прибыль, когда оно прописано непосредственно в коллективном или трудовом договоре, а не в дополнительных соглашениях. Письмо же Минфина России, по сути, защищает интересы компаний-налогоплательщиков.

Если сотрудник использует служебный автомобиль для личных целей, знайте: стоимость ГСМ – это доход сотрудника

Нормативный документ: письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 «О налогообложении НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов».

Статус: действует с того момента, как был подписан.

Предположим, сотрудник пользуется служебным автомобилем, но не оформляет путевые листы и другие подтверждающие документы. Либо использует его для личных целей. Как указал Минфин в своем письме, в таком случае у сотрудника как у физического лица возникает экономическая выгода, иначе говоря, появляется доход, с которого надо удержать НДФЛ. Минфин России не уточнил, какой именно доход возникает и как его определять.

Предположительно, можно говорить о двух видах доходов:

– доход в виде безвозмездного использования имущества, то есть безвозмездно полученной услуги (пп. 2 п. 2 ст. 210 НК РФ);
– доход в виде оплаченной (компенсированной) работодателем стоимости горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Но как оценить экономическую выгоду, иначе говоря, определить размер дохода? Если речь идет о доходе в виде стоимости ГСМ, то трудностей с тем, чтобы определить ее размер, быть не должно. Если же речь идет об оценке выгоды в виде использования имущества (автомобиля), то не ясно, как ее определить. В принципе компания может сослаться на то, что не в состоянии оценить экономическую выгоду и, следовательно, невозможно рассчитать доход, возникший у работника. Однако не исключено, что налоговый орган может не согласиться с таким подходом, что приведет к налоговому спору. Необходимы разъяснения Минфина на этот счет.

Минфин России не сразу решил, считать допсоглашение основанием для включения выходного пособия в расходы или нет

В своем письме от 21 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/38 финансовое ведомство разъясняло, что дополнительная компенсация, которая выплачивается работнику на основании допсоглашения при прекращении трудового договора, не учитывается в составе расходов на оплату труда. Якобы эта компенсация не соответствует статье 255 Налогового кодекса, устанавливающей правила, по которым различные затраты включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но позже Минфин России передумал и в письме от 03 мая 2012 г. № 03-03-06/2/47 писал иначе: «Выходное пособие, выплачиваемое на основании дополнительных соглашений к трудовому договору, учитывается в составе расходов на оплату труда». Своим сравнительно свежим письмом от 16 июля 2014 г. финансовое ведомство подтвердило позицию, которую занимало в последнее время.

Доплачивая сотрудникам за разъездную работу, компания сэкономит на страховых взносах

Нормативный документ: определение ВАС РФ от 09 июля 2014 г. № ВАС-8467/14 «Компенсационные выплаты за разъездной характер работы своим работникам не входят в систему оплаты труда и не облагаются страховыми взносами».

Статус: действует с того момента, как было принято.

Определение ВАС РФ устранило основания для споров о том, включать ли компенсацию расходов, которые сотрудник понес, выполняя свою работу, в расходы на оплату труда. От этого зависит, нужно ли начислять на сумму компенсации страховые взносы на обязательное социальное страхование. Если ее признать расходами на оплату труда, то страховые взносы начислять надо, если нет, то и взносы не начисляются. ВАС РФ высказался однозначно, и его определение – в интересах компаний.

Но высшая арбитражная инстанция обращает внимание на то, что надо отличать компенсации, которые возмещают работнику расходы, возникающие при исполнении им трудовых обязанностей, от компенсационных выплат, являющихся частью оплаты труда. Если компенсация – это часть оплаты труда, то начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование надо. Такая выплата начисляется от должностного оклада или тарифной ставки, зависит от определенного трудового результата и, по сути, является выплатой работнику недополученного дохода.

Следовательно, от того, насколько правильно работодатель классифицирует компенсацию расходов, зависит, возникнут спор и судебное разбирательство с контролирующими органами или не возникнут.

Две формальности, которые надо выполнить, чтобы отнести в расходы стоимость проезда в командировку и обратно в выходные дни

Формальность 1. Задержка в командировке или, напротив, отъезд из командировки к месту постоянной работы раньше запланированного срока происходят с разрешения руководителя. Чтобы документально подтвердить, что такое разрешение было дано, оформите приказ за подписью гендиректора.
Формальность 2. Срок, в течение которого сотрудник фактически пребывал в месте командирования, не должен значительно превышать срок, указанный в приказе гендиректора ранее. Cкажем, недопустимо, чтобы после того, как командировка закончилась, сотруднику предоставили отпуск, который он провел в том же городе, где был в командировке. В таком случае налоговые органы могут квалифицировать оплату проезда как покупку билета к месту, где работник провел отпуск.

Сотрудник отправляется в командировку и возвращается в нерабочие дни? Бухгалтерия не станет возражать

Нормативный документ: письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687 «О применении налога на прибыль и НДФЛ при оплате проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки».

Статус: действует с того момента, как было подписано.

Включать ли оплату проезда сотрудника к месту командировки и обратно в нерабочие дни в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль? Считать ли эту оплату экономической выгодой сотрудника и удерживать ли из этой суммы НДФЛ? Налоговые инспекторы прежде нередко давали на эти вопросы положительные ответы и запрещали уменьшать базу, облагаемую налогом на прибыль, на стоимость проезда в командировку и обратно. Кроме того, считали эту стоимость экономической выгодой сотрудника и требовали, чтобы компания удерживала НДФЛ. Ведь в обычном порядке выходные дни не оплачиваются. А когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, проезд оплачивается. Значит, надо взимать налог на доходы физлиц. Это вызывало недоумение и у бухгалтеров, и у сотрудников. Получалось, человек едет в командировку по производственной необходимости, а оплата проезда классифицируется как его выгода. Для компании тоже неудобно, если стоимость проезда в расходы включать нельзя. Именно поэтому бухгалтерия выступала против того, чтобы работник отбывал в командировку и/или возвращался из нее в нерабочие дни.

Но благодаря Минфину России бухгалтерия не будет проявлять недовольства. В своем письме финансовое ведомство указало: расходы на покупку билета для проезда работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом у работника не возникает в данной ситуации экономической выгоды.

Таким образом, Минфин России еще раз подтвердил свою позицию, которую излагал ранее в некоторых письмах.

Персональный HR-ответ
№ 10, 2014
Сотрудник находится в отпуске. Но нужно отправить его в командировку. Как правильно все оформить?