ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 20 из 28
Не прочитано
10
Октябрь 2014года
HR-департамент / Организация работы

Появилась мысль передать подбор персонала на аутсорсинг? Как выбрать, кому передать, что прописать в договоре


Менеджеры по подбору не успевают закрывать вакансии, руководители жалуются, что им HR-служба подбирает не тех сотрудников. Директор по персоналу расстроен. Недавно он составил отчет о нагрузке на штатных рекрутеров за последние три года и увидел, что количество вакансий в компании год от года падает, при этом количество рекрутеров остается прежним. Получается, они работают хуже. HR-директор подумал: «Может быть, передать подбор персонала на аутсорсинг?»
 
Ольга МУХИНА, Директор по персоналу и оргразвитию, член Правления компании «Промтехноком»

Сначала эта мысль казалась следствием легкого отчаяния. Ведь помимо того, что и сам Директор по персоналу недоволен работой своих менеджеров по подбору, и руководители подразделений не в восторге, гендиректор потребовал, чтобы затраты на подбор персонала были снижены на 25%. Но постепенно глава службы персонала стал рассматривать перспективу отдать подбор на аутсорсинг как реальный способ решения задачи. И уже даже присмотрел кадровые агентства и рекрутинговые компании, которым можно поручить поиск персонала для компании.

Возможно, это поможет решить и другую проблему. HR-директор предположил, что процесс подбора персонала затягивается из-за отношений штатных рекрутеров и руководителей подразделений. Эти отношения доверительные. С одной стороны, это хорошо, но есть и недостатки. Сами руководители подразделений очень профессиональные люди и придирчиво оценивают кандидатов. Никто не нравится, и руководитель отдела или службы просит менеджера по подбору «поискать еще». Тот, боясь испортить доверительные отношения, продолжает поиск до бесконечности. Если же подбор будет передан на аутсорсинг, то это прекратится. Во-первых, поиском будут заниматься сторонние специалисты, во-вторых, затягивать сроки и смотреть море кандидатов не получится. Иначе придется постоянно доплачивать кадровому агентству. Самому HR-директору надо учесть некоторые важные нюансы, связанные с подбором кадров на аутсорсинге.

Испытали два разочарования от работы с кадровыми агентствами. Уникальных специалистов нужно подбирать своими силами
Галина ЖУКОВА,
заместитель директора по персоналу инвестиционной группы «АБСОЛЮТ»

Мы долго искали кандидатов на некоторые топовые позиции. И решили привлечь к этому известные кадровые агентства. Организовали встречи со специалистами агентств, подробно разъяснили, кто требуется. Нас заверили: в агентствах есть обширные базы, из которых можно выбрать не одного кандидата. В итоге столкнулись с тем, что большинство кандидатов, которых нам предлагали агентства, уже рассматривались нашей компанией. А у новых кандидатов, которые обладали высокими профессиональными качествами, личностные особенности не соответствовали нашей корпоративной культуре. Мы сделали вывод: человеку, не знакомому с корпоративной культурой компании, сложно оценить, подходит ли кандидат. На аутсорсинг лучше отдавать поиск рядового персонала или массовый подбор, когда требования к кандидатам минимальны.

Обращаться в крупное или мелкое кадровое агентство? Вопрос гибкости!

Замечено, что известные рекрутинговые компании очень тяжело отступают от своих правил работы с клиентами, подписывают типовые договоры, редко идут на уступки. А вот небольшие кадровые агентства часто более внимательны к клиентам и готовы идти им навстречу, так как более заинтересованы в заказе.

Пример

Компания передала на аутсорсинг подбор массового персонала и некоторых линейных руководителей. С крупным кадровым агентством подписали типовой договор. Но в процессе работы вдруг стали возникать недоразумения. Во-первых, кадровое агентство работало только по плану подбора, составленному на месяц. И если у компании вдруг появлялись вакансии рядовых специалистов в середине месяца, то добиться, чтобы агентство быстро взяло их в работу, было невозможно. Компания составляла заявку на подбор специалистов, которые срочно понадобились, и передавала в агентство. Но этого было недостаточно. Агентство требовало, чтобы заново был оформлен план на подбору персонала на месяц. Его должны завизировать руководители (или уполномоченные ими) обеих организаций. На это уходило время. Между тем вакансии можно было закрыть за два-три дня.

Во-вторых, агентство предоставляло на каждую вакансию трех кандидатов, как и было предусмотрено договором, и наотрез отказывалось подобрать еще одного альтернативного кандидата, если все ранее предложенные, не подходили. Продолжать поиск агентство соглашалось только за доплату, а компания не хотела ничего доплачивать, так как считала, что кандидаты не подходящие. Дело чуть не дошло до суда. Через год, когда договор закончился, компания решила поискать другое кадровое агентство.

Прежде чем заключать договор с агентством, попросите его провести пробный подбор

Иначе говоря, пусть рекрутинговая компания подберет для Вас кандидатов на одну-две вакансии, а Вы оплатите эту работу со скидкой. Вы посмотрите, как работают рекрутеры в этой компании, стараются ли исходить из Ваших требований, вникая в них, или формально, хватая более-менее подходящих соискателей из баз на hh.ru или Superjob.ru. Если компания откажется проводить пробный подбор, то это скорее всего значит, что сотрудники агентства не внимательны к клиентам и не готовы к разумным уступкам.

Пример

Промышленная компания обратилась в два кадровых агентства и попросила каждое провести пробный подбор на две вакансии. В тот момент компании требовалось два бухгалтера и два специалиста по нарезке металлических листов. Оба агентства согласились, и компания передала им по одной вакансии бухгалтера и по одной – специалиста по нарезке. С каждым агентством заключили рамочный договор (каждый запрос оформляется допсоглашением). Работу агентств компания обязалась оплатить, но со скидкой, так как пообещала большой объем подбора. Ее размер составил 15%. После этого компания оценивала, каких кандидатов предоставляет каждое из агентств, как тщательно их отбирает. Так как вакансии были идентичны, становилось сразу ясно, как работает каждое агентство. С тем агентством, которое быстрее отыскало подходящих кандидатов, компания и заключила договор на год.

Выясните, подбирало ли рекрутинговое агентство персонал для компании, аналогичной вашей
Ольга КРАЕВА,
Директор по персоналу банка «Викинг» (г. Санкт-Петербург)

Потом поинтересуйтесь, были ли у рекрутеров успешные проекты. Это – показатель опыта. Например, Вы представляете банк. Чтобы рекрутер успешно закрывал банковские вакансии, он должен знать инструкции Центрального банка РФ, в которых прописаны квалификационные требования к некоторым должностям. Убедитесь, обладает ли рекрутер такими знаниями. Если нет, то не придется ли Вам заниматься и обучением? Тщательно выбирайте компанию, представляющую услуги по подбору персонала.

Не торопитесь заключать эксклюзивный договор с рекрутинговой компанией

Рекрутинговая фирма может предложить Вам заключить с ней такой договор. Это значит, что все свои заявки на поиск сотрудников (определенной категории или всех) Вы будете отдавать только этой рекрутинговой фирме (другой – не имеете права).

С одной стороны, такой договор дает Вам определенные плюсы. Вы станете особым клиентом, и отношение к компании со стороны агентства будет более внимательным. Кроме того, есть надежда, что сотрудники агентства со временем изучат Ваши требования и предпочтения. А значит, станут лучше подбирать персонал.

Но есть и оборотная сторона. В рекрутинговой фирме будут в курсе, что ваша компания не может отдавать заказы на подбор кому-то еще. И она перестанет стараться работать качественно. Вы попадете в зависимость от кадрового агентства. Лучше оставьте себе возможность обращаться к другим подрядчикам.

Поручаем рекрутинговым агентствам искать топ-специалистов, а рядовой персонал подбираем сами
Вячеслав АНДРЮШКИН,
заместитель председателя правления СДМ-БАНКа

Топ-менеджеры, как правило, не размещают резюме на открытых ресурсах. Без помощи аутсорсинговой компании выйти на специалистов такого уровня сложно. Поэтому мы обращаемся в рекрутинговые агентства. Единственный минус такого способа подбора – услуги хедхантеров стоят довольно дорого. Но банк вынужден идти на подобные расходы. Рядовой персонал мы подбираем, что называется, «с рынка», ищем информацию о соискателях в открытых источниках. Информацию о вакансиях банка размещаем на традиционных Интернет-ресурсах.

Проведите аудит затрат и поймете, выгодно ли передавать подбор персонала на аутсорсинг

Посчитайте, во сколько Вам обходится подбор сотрудников силами собственных HR-менеджеров и сколько он будет стоить, если им займется сторонняя рекрутинговая компания. По выражению Андрея ЧУЛАХВАРОВА, руководителя отдела Permanent Staffing компании Coleman Services, выявите удельные затраты на наем. Расчет сделать просто. Суммируйте затраты на выплату зарплат штатным рекрутерам, расходы на размещение вакансий. Затем разделите получившуюся сумму на количество подобранных сотрудников.

Пример

Директор по персоналу страховой компании составил расчет затрат на подбор персонала. В штате компании работают два рекрутера. Получилось, что общая сумма затрат на подбор персонала двумя рекрутерами составляет 1 867 437,6 рубля (расчет см. в таблице 1). За год было подобрано 30 новых сотрудников. Следовательно, цена подбора одного сотрудника – 62 247 рублей 92 копейки (1 867 437 руб. 60 коп. : 30 чел.).

Затем Директор по персоналу прикинул, сколько бы компания заплатила, если бы тех 30 новых сотрудников подбирало кадровое агентство (при условии, что, как минимум, один рекрутер будет сокращен). Глава службы персонала исходил из того, что вознаграждение агентству по рядовым позициям составляет от 50 до 100% месячного оклада, а по руководящим кадрам (не топовым вакансиям) – от 10 до 20% годового оклада. Из 30 сотрудников, подобранных в прошлом году, только два принадлежали к руководящим кадрам. Их зарплата – 70 000 рублей в месяц. HR-директор решил исходить из того, что вознаграждение агентству составило бы 20% от их годового оклада. Остальные 28 сотрудников – рядовые исполнители. Средняя зарплата одного – 33 000 рублей. Чтобы выбрать средний показатель, Директор по персоналу прикинул, что вознаграждение агентству составило бы в среднем 80% от месячного оклада таких работников (расчет см. в таблице 2). Получилось, что стороннему кадровому агентству потребовалось бы заплатить 1 075 200 рублей, а цена одного новичка составила бы в среднем 35 840 рублей (1 075 200 руб. : 30 чел.). Это почти в два раза меньше, чем затраты на подбор своими силами. Аутсорсинг выгоден.

Таблица 1. Затраты на подбор персонала силами штатных HR-менеджеров в 2013 году

№ п/пФОТ в месяцНалоги с ЗПЗатраты на размещение объявлений о вакансиях (в среднем в месяц), руб.Итого
Зарплата gross, руб.Прямые выплаты (бонусы, премиальные), руб.Страховые взносы (ставка), %Страховые взносы (сумма), руб.В месяц, руб.В год, руб.
Рекрутер 135 000690030,2012 653,817 90072 453,8869 445,6
Рекрутер 240 000800030,2014 49620 67083 166997 992
     Всего155 619,81 867 437,6

Таблица 2. Затраты на подбор персонала силами сторонней рекрутинговой компании в 2013 году (предположительно)

Категория сотрудниковОклад, руб.Вознаграждение агентствуКол-во сотрудниковИтого, руб.
%руб.
Линейные руководители70 00020 – от годового оклада168 000 (70 000 х 12 х 20%)2336 000
Рядовые специалисты33 00080 – от месячного оклада26 400 (33 000 х 80%)28739 200
    Всего1 075 200

Не торопитесь отдавать на аутсорсинг подбор всех категорий персонала

Выделите разные категории персонала и сделайте для каждой расчеты (как показано выше). Вы увидите, поиск каких категорий выгодно отдавать на аутсорсинг, а каких – нет. Андрей ЧУЛАХВАРОВ из Coleman Services считает, что иногда компании выгодно передать кадровому агентству сложные позиции и повысить таким образом эффективность подбора. В других случаях есть смысл доверить частичный подбор на типовые позиции. Как показывает практика, целесообразно отдать весь процесс на аутсорсинг либо в небольших (до 100 человек) организациях, либо в крупных (от 1000).

Аутсорсинг персонала выгоден, если в компании 100–200 человек и низкая текучесть кадров. Сроки подбора сократятся
Нелли МАВРИНА, 
Директор по персоналу гостиницы «Садовое кольцо»

Такой компании нет смысла держать в штате специалиста по подбору персонала, лучше передать эту функцию на аутсорсинг. Только правильно подберите компанию, которая оказывает такую услугу. На рынке сейчас есть рекрутинговые компании, в которых работают профессионалы с большим опытом в подборе персонала, со знанием рынка и эффективных источников поиска. Кроме того, в этих компаниях есть базы резюме, в том числе и ценных сотрудников. Например, управляющих, директоров, финансовых директоров или менеджеров по продажам. Кроме того, в рекрутинговых компаниях более сжатые сроки подбора, чем у штатных HR-менеджеров. Если кандидат не подходит, кадровое агентство подберет ему замену. Если правильно организовать работу с ним, то затраты на аутсорсинг будут заметно ниже, чем расходы на зарплату рекрутера в штате компании.

Сократить всех подборщиков в компании не получится

Даже если Вы передадите всю функцию подбора агентству, все равно кто-то должен будет курировать эту работу. Например, составлять заявки на подбор для агентства и указывать в них требования к вакансиям, условия найма, получать и своевременно просматривать резюме подходящих кандидатов, организовывать собеседования, сообщать агентству о результатах. Нужно четко объяснять аутсорсинговой компании, почему кандидату отказано (причем в течение установленного договором срока – обычно три дня), либо почему он не прошел испытательный срок. Не секрет, что иногда в компаниях взаимодействие между подразделениями происходит по принципу «свои люди – сочтемся». С внешней организацией взаимодействие будет более формализованным.

Точно пропишите, делает агентство только скрининг или еще что-то

Все зависит от того, каких сотрудников Вы поручили подбирать – исполнителей или специалистов и руководителей. Если рядовых сотрудников, то часто задача агентства – скрининг. Иначе говоря, его специалисты просматривают резюме, выявляют такие, которые лучше других отвечают требованиям и передают заказчику. Если же аутсорсеры ищут специалистов и руководителей, то ужесточите требования. В договоре четко пропишите,что обязаны делать рекрутеры агентства, чтобы лучше оценить кандидата.

Пример

В договоре с рекрутинговой компанией по настоянию Директора по персоналу инвестиционно-промышленного холдинга появился такой пункт:
2. Подрядчик обязан:
2.1. Проводить оценку резюме и отбирать наиболее подходящие.
2.2. С кандидатами на позиции исполнителей проводить телефонное интервью.
2.3. С кандидатами, наиболее подходящими на вакансии специалистов и управленцев, проводить первичное структурированное собеседование, получать рекомендации с предыдущих мест работы.
2.4. Тестирование кандидатов организуется по желанию заказчика.

Спрос на аутсорсинг в подборе персонала будет расти. Есть три вида RPO
Алексей МИРОНОВ,
директор по стратегическому развитию холдинга «АНКОР»

Сегодня RPO (аутсорсинг процесса рекрутмента) переживает бурный рост. По оценкам экспертов, объем мирового рынка RPO растет не менее чем на 12–15% ежегодно. Такие же тенденции будут и в России. Сформировались три вида RPO: частичный, проектный и полный. При частичном RPO компания отдает на аутсорсинг один или несколько этапов подбора, и компания-провайдер может, например, обрабатывать входящие резюме, проводить первичные интервью. Проектный RPO предполагает, что сторонняя компания полностью подбирает персонал для отдельных участков или направлений, а также в периоды сезонного роста найма. При полном RPO на аутсорсинг полностью передается функция подбора персонала.

Сколько кандидатов должно предоставлять агентство? Формулировки «не менее» и «не более»

Эту формулировку вписывают в договор сами рекрутинговые компании. Предположим, указывают, что подрядчик (исполнитель) обязан предоставить компании-заказчику не менее трех кандидатов на одну вакансию. Несложно предположить: если написано «не менее трех кандидатов», то именно столько Вам и предоставят. Исходите из того, что количество кандидатов зависит от того, о какой вакансии речь. И указывайте дифференцированное количество для разных категорий, а не одно – для всех.

Проверьте, что сказано в договоре о дате приема кандидата на работу

Часто этот пункт формулируется так: «Датой приема на работу подходящего кандидата считается дата фактического допущения специалиста к работе независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом (ст. 67 ТК РФ)». Но такая формулировка не подходит Вам, если Вы иногда с кандидатами на важные позиции договариваетесь, что они поработают без оформления два-три дня, а Вы эти дни оплачиваете. Исправьте формулировку, сделайте ее такой: «Датой приема на работу подходящего кандидата считается дата, когда он был официально оформлен в компанию».

Укажите, когда и как расплачиваетесь с агентством, подбирает ли оно замену уволенным

Рекрутинговая организация должна предоставить замену сотруднику, которого она для Вас подобрала, а он уволился до того, как истек его испытательный срок, или его уволила администрация компании. Пропишите это в договоре. Правда, ваш подрядчик наверняка захочет указать случаи, когда подбирать замену не надо – увольнение по пункту 1 статьи 81 Трудового кодекса (ликвидация организации), пункту 2 этой же статьи (сокращение персонала) и пункту 3 (смена собственника). Но это обычная практика.

Оплату услуг кадрового агентства разделите на две части. И укажите в договоре: если агентство подбирает замену уволенному/уволившемуся сотруднику, то компания ничего не платит*.

Пример

3.1. Оплата делится на два этапа: Этап 1: 50% от общей суммы перечисляется подрядчику после того, как с представленным кандидатом будет заключен трудовой договор. Исполнитель выставляет счета на оплату. Этап 2: 50% от общей суммы выплачивается подрядчику после того, как кандидат успешно пройдет испытательный срок. Если подрядчик подобрал замену кандидата другим специалистом, сумма, выплаченная Заказчиком на этапах 1 и 2, идет в зачет, и повторной оплаты не производится.

*Образец договора оказания услуг по поиску и подбору персонала смотрите на нашем сайте www.HR-director.ru/ldoc

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Как выгоднее для компании сформулировать в договоре с аутсорсером, что считать датой, когда кандидат приступит к работе:
когда кандидат прошел испытательный срок в компании
когда кандидат фактически приступил к работе, независимо от того, было ли это как-то оформлено
когда кандидата официально оформили на работу в компании

Материалы для скачивания:
Скоро снова рассчитывать расходы на ФОТ. Как ничего не забыть. Вспомните методику и нюансы
№ 10, 2014
Персональный HR-ответ