Все статьи номера
статья 9 из 17
Не прочитано
11
Ноябрь 2017года
HR-департамент
Бюджетирование

Составляем бюджет службы персонала на следующий год. Какие затраты не забыть включить, как их обосновать

В этой статье читайте:
 
Ольга ФЕДОРЦOВА, Директор по персоналу RosLogistics


Совсем скоро Вам предстоит защищать HR-бюджет компании. Обсуждая затраты, скажем, на ФОТ, первые лица компании могут поинтересоваться, не завышены ли зарплаты, не раздут ли штат. Не исключено, что собственники и гендиректор захотят обсудить конкретные подразделения. Наверняка затронут и HR-службу.

К сожалению, руководство компаний часто подозревает, что в службе персонала много людей, которые не понятно чем занимаются, но получают хорошие зарплаты. Следовательно, HR-подразделение слишком дорого обходится компании. Возникает мысль: не сократить ли расходы на него. Чтобы Вам было что ответить, составьте, помимо общего HR-бюджета, еще отдельный бюджет cлужбы персонала. Ведь это подразделение возглавляете Вы. Значит, должны представлять, на что, сколько и для чего тратите. А главное, обосновать затраты и защитить HR-службу от нежелательных решений руководства компании.


Прикиньте, что нужно будет сделать в следующем году по всем направлениям HR-работы. Составьте план

Иначе говоря, обозначьте обычные профессиональные задачи, которые будут стоять перед HR-службой в следующем году по основным направлениям: подбору, обучению, оценке, мотивации персонала. Словом, по тем, которые есть в вашей компании.

Сделайте таблицу. В ней перечислите те мероприятия, которые Вам надо провести в 2018 году. Напротив каждого укажите расходы. Когда сочтете, что перечень закончен, суммируйте затраты. Только не забудьте прибавить 5–10%, чтобы учесть рост цен из-за инфляции. Итоговую сумму потом внесете в бюджет HR-службы. 

План, который Вы составите, поможет Вам впоследствии обосновать бюджет HR-службы. Фрагмент плана ниже. Главное в статье Скрыть

Полный план HR-задач и затрат на них смотрите здесь.


Определите, какие еще затраты возникнут у HR-службы кроме тех, что Вы указали в плане

В план не вошли, во-первых, затраты на ФОТ службы персонала, во-вторых, расходы на мероприятия, которые нельзя отнести к обычным, традиционным функциям HR-службы. Скажем, на масштабные HR-проекты – внедрение системы оценки персонала в компании либо автоматизацию процессов по управлению персоналом.

Подумайте, есть ли еще какие-либо затраты, которые не вошли в план, хотя, возможно, предусматриваются не для масштабных мероприятий. К примеру, на обслуживание внутреннего портала и подготовку корпоративной газеты. Расходы на эти проекты не забудьте посчитать и включить в бюджет службы персонала. Кроме того, отдельно рассчитайте затраты на обучение сотрудников службы персонала. О том, насколько целесообразно обучение и, следовательно, затраты на него, Вас, скорее всего, будут с пристрастием расспрашивать во время защиты бюджета.

Далее подробнее рассмотрим, как сделать расчет расходов на особые задачи HR-подразделения.

Постоянно ведите HR-аналитику, чтобы без труда обосновывать затраты перед собственниками
Оксана СЕЛИВАНОВА,
Директор по персоналу компании «РДТЕХ»

Составляя бюджет, помните: речь идет о затратах компании, а значит – собственников. Будьте готовы, что первые лица компании спросят: «А что я получу взамен? Для чего ДМС, английский, расходы на внешних рекрутеров, корпоративные праздники?» Ответить на эти вопросы, не рассчитывая отдачу от этих мероприятий, HR-директор не сможет. Поэтому я постоянно веду HR-аналитику, чтобы владеть информацией об эффективности вложений в персонал.

Рассчитывая ФОТ службы персонала, не забудьте про страховые взносы во внебюджетные фонды

Суммируйте оклады всех сотрудников и премии – как те, которые являются переменной частью зарплаты и выплачиваются ежемесячно, так и те, что предусмотрены для выплаты по результатам работы за отчетный период. Скажем, премия за выполнение KPI. Заложите такую сумму, которой будет достаточно для выплаты премий в случае, если все сотрудники службы персонала выполнят ключевые показатели эффективности.

На то, чтобы поощрять подчиненных дополнительно за особые заслуги, заложите сумму отдельно. Скажем, сформируйте Фонд директора по персоналу и там запланируйте деньги. Обычно в Фонд директора по персоналу закладывают сумму, равную 2–3% от совокупного размера всех окладов и премий HR-ов. Их Вы сможете тратить и на непредвиденные расходы в текущей деятельности.

Не забудьте запланировать деньги и на дополнительные штатные единицы, которые планируете ввести в HR-службу в следующем году.

Обязательно рассчитайте сумму страховых взносов, которые бухгалтерия будет начислять на зарплату сотрудников HR-службы и уплачивать в государственные внебюджетные фонды. Ведь общий размер этих взносов отнесут на затраты службы персонала. В ПФР – 22%, ФСС – 2,9%, ФФОМС – 5,1%. Но надо еще добавить взнос на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Ставка зависит от вида деятельности компании. Примем базовую ставку – 0,2%. Общая ставка взносов сейчас составляет 30,2%. Пример расчета затрат на ФОТ HR-службы смотрите здесь.

В бюджет закладываем расходы на обучение новичков. Они фактически получают новую профессию
Алена МИХАЛЕВА,
руководитель отдела подбора и развития персонала компании «Европласт декор»

Обучение у нас – основная статья бюджета, так как подобрать готового специалиста на наше производство практически невозможно. Каждый вновь принятый сотрудник проходит не просто вводное обучение, а получает новую профессию.

Расходы на HR-проекты: проведите заочный тендер среди провайдеров

Затраты на HR-проекты, как отмечалось выше, рассчитывайте отдельно на каждый, так как они особенно важны для бизнеса компании. Кроме того, часто расходы на них существенны. Сформулируйте название проекта так, чтобы по нему было понятно, с какой целью его реализуют, что будет критерием оценки. Например, «Внедрение системы полевых тренингов, чтобы повысить выручку на 30% в течение трех месяцев».

Укажите, когда проект должен быть закончен, прикиньте затраты. Если планируете привлекать сторонних специалистов, проведите заочный тендер среди компаний – провайдеров услуг. Посмотрите расценки на сайтах разных компаний, проведите переговоры и выберите оптимальные условия. Утвердите цену и заложите эти цифры в бюджет.

Пример

HR-службе логистической компании предстоит внедрить чат-бота в подбор персонала. В рамках проекта предстоит организовать 6 тренингов для рекрутеров по использованию чат-ботов. Директор по персоналу посчитал расходы. Так, услуги внешнего тренера обойдутся компании в 52 300 рублей. Сумма средней зарплаты 8 участников – 22 700 рублей. Изготовление раздаточных материалов – 5000 рублей. За организацию перерыва на кофе придется заплатить 10 000 рублей. Итого 90 000 рублей. За 6 тренингов – 540 000 рублей. К этому HR-директор прибавил стоимость аренды чат-бота в год – 360 000 рублей. Таким образом, общая сумма затрат – 900 000 рублей.

Чтобы сформировать бюджет на корпоратив, вспомните, сколько потратили в прошлом году
Татьяна ВОЛКОВА,
Директор по персоналу компании ГК «Инград»

Бюджет на корпоративные мероприятия я формирую по аналогии с прошлыми периодами. К примеру, затраты на мероприятие составили 3 000 000 рублей. Участвовали в нем 200 человек. Значит, на одного участника приходится 15 000 рублей. Затем эту сумму я умножаю на количество сотрудников, которое есть сейчас, добавляю еще 10–15% на инфляцию и дополнительные расходы. Если раньше в компании не проводили корпоративы, консультируюсь с несколькими подрядчиками, запрашиваю цифры, оцениваю предложения и выбираю приемлемые. Сумму заношу в бюджет.

Обучение сотрудников службы персонала: не упустите из виду сопутствующие расходы

Если Вы не учтете их и не включите в бюджет, финансовая служба все равно спишет это на Ваше подразделение. Значит, Вам может не хватить средств на все, что Вы запланировали. Не забывайте: расходы на обучение делятся на прямые и сопутствующие. Прямые – это стоимость работы тренера, а также подготовки методических материалов (слайдов, видеофильмов, компьютерных программ). К сопутствующим расходам, как мы уже указывали, относятся, например, затраты на аренду помещения, покупку расходных материалов, питание участников и преподавателей, иногда сюда включают и командировочные расходы.

Если намерены направлять в обучающую организацию нескольких человек, то Вам полагается скидка. Но ее можете не учитывать – пусть это будет Ваш запас на непредвиденные расходы. Например, на повышение цены за обучение.

Пример

HR-директор рассчитал затраты на двухдневный тренинг для пятерых менеджеров по оценке персонала. Прямые затраты: стоимость работы тренера (3 000 руб./час) за 2 дня в течение 7 часов каждый день – 42 000 рублей. Подготовка раздаточных материалов (слайдов, видеофильмов, компьютерных программ) – 4000 рублей. Сопутствующие затраты: на аренду помещения (2 дня) – 10 000 рублей, оборудования – 8000 рублей, на расходные материалы – 2000 рублей, питание участников и тренера (обед и кофе-паузы) – 50 000 рублей. Глава службы персонала суммировал все затраты. Получилось 116 000 рублей (42 000 + 4 000 + 10 000 + 8 000 + 2 000 + 50 000).

Обговорите с гендиректором, можете ли Вы перераспределять затраты внутри бюджета, не выходя за его рамки
Анастасия ЛОБАРЕВА,
Директор по персоналу компании «ГлавЭлектроСнаб» (г. Новосибирск)

Мне приходилось готовить несколько вариантов HR-бюджета: на сезон, шесть месяцев, год и даже на три года. Перераспределять расходы внутри сезонного бюджета (скажем, на лето, на период новогодних каникул) не допускается. Максимум, на что может пойти HR-директор, это в случае необходимости перенести сумму из одной статьи затрат в другую. Сейчас я готовлю бюджет на год. Внутри него можно корректировать затраты – в одном месяце потратить чуть больше запланированного, в другом – чуть меньше. Но есть ограничение: перерасход не должен превышать 10%. Особенно это касается ФОТ.

Если намерены покупать тесты для оценки кандидатов, заложите расходы на это

Посчитайте, сколько придется заплатить за сами автоматизированные методики, их обновление, установку компьютерного оборудования. Достаточно иметь в арсенале отдела подбора 2–3 методики личностной оценки (MMPI, тест КЕТТЕЛЛА) и столько же тестов на интеллект, скорость мышления (КОТ) и внимание (тест МЮНСТЕРБЕРГА).

Сравните цены в нескольких компаниях и сделайте выбор. Если есть возможность, приобретите и профессиональные тесты для оценки знаний, навыков и умений соискателей. Например, при подборе бухгалтера надо проверить, как кандидат работает в специализированной программе, может ли написать нужные проводки, сделать необходимые расчеты. А для юриста предусмотрите тесты на составление искового заявления и экспертизу договора.


Сведите все в единую таблицу. Это и есть бюджет HR-службы

Данные по статьям бюджета службы персонала на текущий год необходимы, чтобы и Вы, и члены бюджетной комиссии могли сопоставить расходы на текущий и на следующий год. Причем по прошлому году укажите плановые и фактические расходы. Сделайте два столбца для пояснений. В первом столбце указывайте, почему некоторые фактические расходы за текущий год отклонялись от плановых. Во втором помечайте, чем вызваны отклонения планируемого размера затрат на 2018 год от суммы затрат, которые были заложены в бюджет 2017 года. Пояснения делайте, если отклонения превышают 10%.

Пример

Когда HR-директор представил первый вариант бюджета службы персонала на следующий год, то финансовый директор сразу заметил колебания в затратах на оплату услуг кадровых агентств. Так, на 2017 год глава HR-службы заложил в бюджет 800 000 рублей. Однако из этой суммы не потратили ни копейки. Но на следующий год Директор по персоналу планирует на эти же цели 1 080 000 рублей. «Где логика?» – спросил финансовый директор. HR объяснил: «Да, в этом году мы не тратили деньги на услуги кадровых агентств, так как сумели организовать подбор своими силами. Однако в следующем году это не удастся сделать, так как в регионах открываются новые подразделения и придется привлекать агентства». Такое объяснение удовлетворило финансового директора.

Плохо и то, когда фактические затраты постоянно превышают плановые, и то, когда, напротив, HR-служба регулярно тратит заметно меньше. Если есть перерасход, это значит, что Вы допускаете ошибки в планировании, закладываете не все расходы, которые необходимы. Если средства остаются неизрасходованными, Директор по персоналу либо заложил большие суммы, либо служба персонала не выполнила что-то из намеченного. Скажем, в 2017 году на объявления о вакансиях планировали потратить 1 400 000 рублей, фактически же расходы составили 1 000 000 рублей. С одной стороны, это экономия бюджета. Но нет ли недобора персонала, не повредит ли это работе компании? Выясните истинные причины колебаний между данными факта и плана, устраните их. Образец проекта бюджета HR-службы ниже. Главное в статье Скрыть 

Полный проект HR-бюджета доступен для Вас здесь.

Покажите генеральному директору, что затраты на социальные проекты принесут реальные плоды в будущем
Ирина БЕЛОВА,
Директор по персоналу группы компаний «НОРДТЕКС» (г. Иваново)

Социальным статьям бюджета мы уделяем особое внимание: добровольному медицинскому страхованию, конкурсам профессионального мастерства и специальным выплатам ценным сотрудникам, которые работают на предприятии более 10 лет. Обосновывая объем затрат на это, я показываю, какие плоды в долгосрочной перспективе принесет тот или иной проект. В частности, моя задача популяризировать наше предприятие как привлекательного работодателя, заинтересовать молодежь, а также выявлять и распространять лучшие профессиональные практики.  

Главное в статье СкрытьЗащита бюджета: будьте готовы обосновать затраты, ответить на вопросы комиссии

Когда будете представлять проект бюджета, возьмите с собой все материалы, которые использовали, когда его составляли. Это могут быть, например, программы обучения, детальный план HR-мероприятий на следующий год и другие документы. Будьте готовы дать подробные объяснения по каждой статье бюджета и ответить на вопросы топов. Какие это могут быть вопросы и что на них отвечать?

Вопрос 1: «Не слишком ли много сотрудников в HR-службе и не завышены ли их зарплаты?». Обосновывая количество человек в службе персонала, апеллируйте к рабочим нормам HR-ов и их нагрузке в компании. Приведите данные исследований (например Axes Monitor) о том, сколько новичков должен подбирать один рекрутер. Обычно – 9–12 сотрудников на массовые позиции и 4–5 специалистов и руководителей низшего звена. Одного специалиста по обучению в компании достаточно на 500 человек, а корпоративный тренер способен качественно отрабатывать 12 учебных дней в месяц по готовым программам, провести несколько новых тренингов. И наконец, инспектор отдела кадров при наличии минимальной автоматизации (1С) может вести 400–600 сотрудников.

То, что зарплаты не завышены, подтвердите с помощью данных из обзора заработных плат. Ваша задача – донести до руководства компании, что в HR-службе работают лучшие и их зарплаты не превышают рыночных значений.

Вопрос 2: «Не лучше ли передать подбор кадровому агентству, а рекрутеров сократить?». Отвечая на этот вопрос, сделайте расчет и покажите, что услуги агентства гораздо дороже, чем затраты на собственных рекрутеров.

Пример

В штате отдела подбора персонала фармацевтической компании 4 HR-менеджера. Доход каждого – 60 000 рублей в месяц, включая премию. Всего 240 000 рублей в месяц
(60 000 руб. × 4 чел.). Страховые взносы, которые платит работодатель в фонды на данных сотрудников, составляют 72 480 рублей в месяц (240 000 руб. × 30,2%). Итого затраты на ФОТ отдела подбора персонала получаются в сумме 312 480 рублей в месяц, что составляет 3 749 760 рублей в год (312 480 руб. × 12 мес.). План, который установлен каждому рекрутеру – закрыть в месяц не менее 8 вакансий различных категорий сотрудников со средней заработной платой 50 000 рублей. Итого 32 вакансии в месяц. Если бы компания сотрудничала с кадровым агентством, то платила бы ему 20% от оклада сотрудника и 18% НДС. Таким образом, сумма платежа за закрытие только одной вакансии была бы 11 800 рублей (50 000 × 20% + 18%). На то, чтобы закрыть 32 вакансии в месяц, ушло бы 377 600 рублей (11 800 руб. × 32 вакансии). За год это было бы 4 531 200 рублей (377 600 руб. × 12 мес.). Получается, затраты на подбор персонала с помощью кадровых агентств выше, чем на выплаты внутренним рекрутерам.

Помогите бюджетной комиссии встать на Вашу сторону – сделайте интересную презентацию
Алла БЕДНЕНКО,
Директор по персоналу компании «Эконика»

Ни в коем случае не делайте презентацию нудной и затянутой. Включите в нее не только скучные цифры, но и вдохновляющие HR-кейсы, фото- и видеоматериалы, которые ярко и наглядно проиллюстрируют, какой эффект можно получить, если реализовать то, что Вы запланировали.  

Вопрос 3: «Зачем тратить деньги на обучение HR-ов. Ведь они и так должны все знать и уметь?». На примерах покажите, что обучение необходимо. Скажем, на семинарах для инспекторов отдела кадров подробно разбирают ситуации, в которых применяются нововведения в законодательстве. Это позволяет избегать ошибок в кадровых документах и штрафов, налагаемых ГИТ. Дайте конкретную информацию. В 2016 году из-за ошибок инспектора по кадрам компания проиграла в суде уволенному сотруднику – выплатила компенсацию в размере 300 000 рублей. В 2017 году кадровики прошли обучение и в подобных процессах компания выиграла.  

Покажите, что нужно обучать и рекрутеров: отдел подбора долго не мог представить главному инженеру подходящих кандидатов на позицию ведущего архитектора. После того как начальник отдела посетил семинар по технологиям ВIM (Building Information Modeling) в строительстве, он понял, каких компетенций не хватало претендентам, и скорректировал профиль вакансии. Уже через неделю отобрали двух финальных кандидатов и представили их главному инженеру.

Вопрос 4: «Если мы покупаем тесты для подбора кандидатов и оценки сотрудников, что делают Ваши подчиненные?». Подчеркните, что с помощью профессиональных тестов HR за короткий срок (не более чем за два часа) получит достоверную информацию о качествах личности кандидата, его мотивах, манере поведения в конфликтных ситуациях. Заодно проверит, не склонен ли соискатель к социально нежелательному поведению, например, воровству или мошенничеству. Ведь в процессе подбора по многим должностям это один из важнейших аспектов. Тестирование поможет свести к минимуму ошибки при подборе сотрудников.

Пример

Руководителя отдела закупок, которого приняли на работу полгода назад, поймали на мошенничестве и уволили по статье «Утрата доверия». А ведь тест MMPI, который руководитель проходил, когда был кандидатом, показал, что он склонен к асоциальному поведению. HR об этом говорил, но тогда это во внимание не приняли. 

Важные выводы

  1. Чтобы не превышать бюджет, выявляйте все затраты, которые необходимы. Если что-то забудете, потом расходы на это придется серьезно обосновывать отдельно.
  2. Скидки, которые можете получить от провайдеров, не учитывайте. Включайте в бюджет полную стоимость услуг. А то, что сэкономите из-за скидки, станет Вашим запасом на случай, если затраты на что-то возрастут.
  3. Обосновывая расходы, например, на обучение HR-ов или на покупку тестов для оценки кандидатов, приводите примеры, доказывающие пользу от вложений.
 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Почему целесообразно выделить отдельно и внести в бюджет расходы на HR-проекты?
Потому что это значимая, крупная задача. Лучше запланировать их заранее и заручиться поддержкой генерального директора
Чтобы показать руководителю, что кроме выполнения должностной инструкции у HR-ов еще много работы
Чтобы, погрузившись в текущую работу, не забыть, что нужно выполнить эти проекты
Материалы для скачивания:
В коллективе снова противостояние. Как погасить? Используйте усмиритель конфликтов: алгоритм из 4 шагов
№ 11, 2017
Как и чему обучить HR-менеджеров, чтобы они смогли без проблем провести сокращение персонала, и сколько рекрутеров должно быть в головной компании и в филиалах?