Новогодний корпоратив. Как составить оптимальный бюджет для компании

В статье поделюсь опытом, как составить оптимальный бюджет новогоднего корпоратива для компании. Покажу на примере, что должен включать обязательный перечень расходов бюджета. Также расскажу, на что обратить внимание при выборе площадки для мероприятия, составления банкетного меню и формировании программы вечера.

Определить цели мероприятия

Прежде чем приступить к составлению бюджета, необходимо четко определить цели и задачи корпоративного мероприятия. Цели могут быть следующими: наладить кросс-функциональное взаимодействие, сплотить команду, поддержать культурные и ценностные ориентиры компании, усилить внутренний бренд работодателя. Чаще всего мы хотим достичь их всех, и желательно с минимальными затратами. Однако я все же рекомендую выделить одну главную цель. Ведь так вам будет проще определиться и с программой, и с меню. Так в конечном итоге сможете понять, какие расходы будут оправданы, а какие можно сократить или исключить.

Сформировать состав и концепцию

После того как определитесь с целью мероприятия, можно переходить к формированию состава и концепции. Когда знаете, сколько человек будет принимать участие в корпоративе и кто они, появляется портрет целевой аудитории. Это помогает определить интересные концептуальные моменты, которые будут работать на вовлеченность сотрудников.

Если говорить о современных трендах, то на смену банкетам все чаще приходят дни здоровья, спортивные или творческие активности. Хорошая новость заключается в том, что спортивное мероприятие можно отнести на затраты компании, а не организовывать за счет чистой прибыли организации. Классический формат банкетного мероприятия также сохраняется во многих компаниях, но теперь в нем не обойтись без добавления необычных, ярких и запоминающихся активностей.

Составить список расходов

Это могут быть затраты на аренду помещения, питание, развлечения, транспорт, сувениры и многое другое. Не забудьте учесть непредвиденные расходы, к примеру, на платную парковку или аренду оборудования.

Оценить стоимость всех расходов из вашего списка можно с помощью специализированных компаний или провести собственное исследование цен на рынке.

Дальше покажу на примере основной перечень расходов, который я включила в бюджет корпоративного мероприятия в Санкт-Петербурге на 100 сотрудников.

Из примера видно, что сначала я определила перечень необходимых статей расходов и максимально допустимое значение затрат в разделе «цена и стоимость». Дальше расскажу про самые дорогие статьи и их нюансы.

Аренда площадки. Необходимо найти самую подходящую локацию, и которая не требует депозита и разрешает привезти алкоголь, напитки, фрукты, кондитерские изделия от стороннего, более выгодного подрядчика.

В месте проведения корпоратива обязательно должна быть отдельная входная группа, свой гардероб и гримерка, выделенная приветственная зона, достаточная площадь для танцевальной площадки, необходимое пространство для дополнительных активностей, удобная локация без пробок, место для безопасной остановки трансфера, парковка.

Фактически мы договорились не платить за аренду площадки в нашем случае, но аренда в бюджете все же стояла, как резервная статья. Мы нашли площадку под наши требования в Санкт-Петербурге за 250 тыс. руб., оплату разделили на три транша.

Меню и банкетное обслуживание. Меню основного банкета можно рассчитывать из нормы 1 кг еды на человека. Обычно этого достаточно. В моей таблице видно, что у нас примерная стоимость вышла 5500 руб. на одного человека. Также я заложила 1000 руб. на человека на приветственное меню.

Чтобы сэкономить, я советую провести предварительный опрос сотрудников по гастрономическим предпочтениям и ограничениям по питанию. Также необходимо проработать варианты со спортивным или вегетарианским питанием. Также не стоит забывать о том, что декабрьский корпоратив обычно попадает на время Великого поста.

Хорошим решением, позволяющим привлечь к празднику верующих сотрудников, при этом избежать предновогоднего ажиотажа и сохранить часть бюджета, может быть перенос праздника на старый Новый год после Рождества.

Активности, ведущий, DJ и артисты. Программу мероприятия можно наполнить необычными активностями. Например, ключевой активностью вечера может быть спортивное состязание или творческий мастер-класс. Для этого можно привлечь ивент-агентство и согласовывать все детали сценария с ведущим.

Ивент-агентство может помочь собрать бюджет и разработать концепцию всего праздника, но мы предпочитаем оставлять возможность выбора ключевых подрядчиков. Но при этом агентство закладывает в цену свою выгоду. Поэтому управление финансовой частью мероприятия, стоимостью работ и сроками мы оставляем за собой.

Украшение помещения. Дизайн помещения — это та часть бюджета, на которой обычно стараются сэкономить. Но, как правило, именно декор имеет особое влияние на атмосферу и на общее впечатление от мероприятия. Поэтому о визуальной составляющей даже мужских и минималистичных праздников не стоит забывать, а тем более если речь идет о новогоднем корпоративе. Нам такое украшение залов обошлось в 150 тыс. руб.

Фотограф и фотозона. Качественные фотографии, видеоматериалы и фотозоны — это то, что еще долговое время после мероприятия будет работать на имидж и HR-бренд компании, поэтому важно сделать их качественными. Для этого можно установить фотозону и нанять фотографа. Полезно предварительно взять дополнительное согласие сотрудников на фотосъемку и использование фотографий в маркетинговых и рекламных целях. 

Поддержка коллективной самодеятельности. В этот перечень расходов нужно включить стоимость костюмов и грима для корпоративной постановки. Финансирование этой части может быть емким. В таблице я указала оптимальную сумму на текущий год при указанной численности.

Если ресурсы компании позволяют, можно использовать аренду студии звукозаписи, привлечь к созданию номеров профессиональных актеров, музыкантов, танцоров и сценаристов. Но можно обойтись творческим потенциалом собственной команды. Часто в этот момент люди открываются с уникальной стороны, а мероприятие становится более душевным, без каких-либо серьезных вложений. Чем больше персонал вовлечен в подготовку праздника, тем лучше будут отзывы. Поэтому при любом масштабе мероприятия не стоит забывать об элементах корпоративной самодеятельности.

Аренда оборудования, проектор, освещение, монтаж сцены. В расходы необходимо добавить услуги рабочих, которые монтируют сцену, проверяют световое и звуковое оборудование. Во время организации нашего мероприятия мы потратили по этой статье затрат 60 тыс. руб. Согласно проведенному нами анализу, стоимость этих услуг вместе с арендой нам показалась оптимальной.

Охрана и медсопровождение. Важный аспект любого праздника — безопасность. Не забудьте обратиться к своей службе безопасности, чтобы они проверили площадку, на которой планируется мероприятие. Это поможет избежать существенных проблем и травматизма. Скользкие поверхности необходимо исключить, также стоит избегать помещений с проблемами в части пожарной безопасности. И, конечно, необходимо предусмотреть возможность дежурства бригады скорой помощи, а также обеспечить физическую охрану сотрудников.

Бюджет на новогодний корпоратив 2024 года