Требуется быстро и без затрат оценить вовлеченность персонала. Какие 5 шагов сделать, чтобы решить задачу
Портрет вовлеченного сотрудника. 10 качеств
– Чувствует ценность для компании
– Относится к работе с энтузиазмом
– Расширяет сферу своей ответственности
– Принимает изменения
– Стремится развивать компетенции
– Делает рабочие задания вовремя
– Проявляет инициативу
– Ориентирован на достижение цели
– Добросовестный
– Ответственный и обязательный
Шаг 1. Опишите, какого сотрудника считать вовлеченным. Будет легче трактовать ответы и понять, в чем проблема
Во-первых, Вы и руководители подразделений будете четко знать, какого сотрудника можно назвать вовлеченным в жизнь компании. Ведь Вы составите портрет такого сотрудника, и он будет служить ориентиром для оценки вовлеченности реальных работников. Во-вторых, выявив отклонения от портрета, поймете, в чем проблема, в каком направлении работать руководителю подразделения, чтобы повысить вовлеченность подчиненного. 10 качеств вовлеченного сотрудника смотрите справа.
Шаг 2. Подготовьте опросник. Лучше, если вопросов-утверждений в нем будет не более 12
В опросник включайте утверждения, на которые сотрудник должен среагировать. Если делать облегченный опросник, то работникам достаточно согласиться или не согласиться с каждым из утверждений – поставить напротив него «Да» или «Нет» (пример облегченного опросника ниже). Если же Вы захотите составить развернутый опросник, то предлагайте разные варианты реакции на утверждения. Не просто «Да» или «Нет», а, к примеру, такие: «Категорически не согласен», «Скорее, не согласен», «Согласен». Сотрудник выберет, какая реакция соответствует той, что возникает у него (пример развернутого опросника ниже).
Соблюдайте 6 правил, чтобы выводы по исследованию вовлеченности были адекватными
1. Регулярно изучайте показатели вовлеченности – хотя бы один раз в год.
2. Используйте одни и те же опросники при каждом исследовании.
3. Обеспечивайте анонимность опросов и предотвращайте утечку информации.
4. Сравнивайте уровень индекса вовлеченности и данные о текучести работников с аналогичными показателями в предыдущих исследованиях.
5. Группируйте показатель вовлеченности отдельно по всей компании и подразделениям.
6. Количество участников опроса не должно быть меньше, чем половина общей численности сотрудников компании.
Скачать образец анкеты.
Формулируйте утверждения не просто так, а соблюдая два правила. Первое: по реакции на утверждения должно быть понятно, есть ли у сотрудника качества, показывающие, что он вовлечен.
Пример
HR разрабатывал анкету вовлеченности – брал каждое качество из портрета вовлеченного сотрудника и обдумывал, какое утверждение включить в опросник, чтобы понять, есть ли оно. Например, как понять, обладает ли работник таким качеством, как «Добросовестный» или «Ориентирован на достижение цели». По мнению специалиста по управлению персоналом, о добросовестности можно судить по реакции человека на утверждение «У меня есть все необходимые ресурсы для качественного выполнения поставленных задач». А об ориентации на достижение цели – по отношению к утверждениям «Я точно знаю, что от меня ждут на работе» и «Я чувствую важность своей работы в достижении поставленных целей всей организации». Так, подбирая утверждения-индикаторы для каждого качества вовлеченного работника, HR составил опросник. Некоторые утверждения позволяют оценить сразу несколько качеств.
Второе правило: следите, чтобы в опроснике были утверждения, с помощью которых Вы измерите отношение сотрудников к таким сферам: ценности компании, бизнес-процессы, зарплата, признание, карьерные возможности, репутация работодателя. Это отвечает принципу разработки анкет, которого советует придерживаться Институт ГЭЛЛАПА. И соответствует факторам вовлеченности.
Шаг 3. Прорекламируйте исследование, чтобы сотрудники активнее участвовали в нем
Разъясните цели исследования каждой категории персонала
Во-первых, заручитесь поддержкой топ-менеджмента. Обозначьте связь вовлеченности и бизнес-результатов. Согласно статистике, каждый не вовлеченный сотрудник обходится компании в среднем в полмиллиона рублей недополученного дохода. Во-вторых, заинтересуйте менеджмент среднего звена. Подчеркните: вовлеченные сотрудники улучшают результаты подразделения, а следовательно, и сам управленец усилит свои позиции. В-третьих, проинформируйте сотрудников о том, как важно, чтобы они поучаствовали в опросе. Ведь именно их искренние ответы помогут выработать действенный план мероприятий по развитию вовлеченности.
Не называйте это оценкой. Слово «оценка» вызывает негатив и отторжение персонала. Употребляйте именно слово «исследование». Разъясните, для чего оно проводится, чтобы развеять слухи о возможных неприятных последствиях для сотрудников. Попросите генерального директора рассказать об этом, скажем, в своем блоге на корпоративном сайте. Пусть он напишет, что анонимное исследование проводится, чтобы узнать мнение сотрудников и прислушаться к нему, сделать их соавторами изменений, улучшить имидж компании на рынке.
Наконец, пообещайте, что проинформируете всех работников, а не только топ-менеджмент, о результатах исследования. Расскажете и о мероприятиях, которые запланируете провести, чтобы повысить просевшие факторы вовлеченности. У сотрудников появится интерес к исследованию.
Шаг 4. Выберите подходящий способ технически провести опрос
Можно выделить четыре способа, с помощью которых удастся провести исследование с использованием современных технологий, собрать и обработать ответы сотрудников, сделать выводы об их вовлеченности.
Способ 1. Пригласить консалтинговую компанию, которая предоставит свою площадку для исследования. Заодно и разработает опросник под Вашу специфику. Стоимость услуг зависит от количества вопросов и участников оценки. Цена от 1500 до 10 000 евро (уплачивается по курсу в рублях на день платежа). Период исследования от составления опросника до сбора и обработки данных занимает 11 недель.
Способ 2. Использовать только сервер онлайн-исследования внешнего провайдера. А чтобы сравнить свои результаты с показателями по отрасли, в которой работает ваша компания, приобретите базу локальных и международных бенчмарков. Стоимость исследования от 250 до 400 тыс. рублей. Период исследования – 3 недели.
Способ 3. Применить Google-формы. Составьте список вопросов, настройте варианты опроса. Попросите IT-подразделение сделать настройки доступа. По результатам исследования программа выдаст отчет. Данные сохраняйте на локальном компьютере или оставьте в облаке. Стоимость – 0 рублей. Срок – зависит от Вас.
Способ 4. Провести опрос на корпоративном портале. Для этого настройте функцию обработки результатов и возможности анонимного опроса. Попросите IT-отдел в этом Вам помочь. Стоимость – 0 рублей, срок – неделя после того, как все настроено.
Шаг 5. Подведите итоги
Если не хотите опрашивать всех эффективных сотрудников, то сколько вовлечь в исследование?
Серьезно отнеситесь к составлению выборки. От того, кто будет участвовать в опросе, зависит, получите ли адекватные результаты. Основные критерии, по которым отбирайте сотрудников: подразделение, должностной уровень, стаж работы в компании. Второстепенные критерии – возраст и пол. Проследите, чтобы в исследовании вовлеченности участвовали управленцы и рядовые сотрудники, женщины и мужчины, а также сотрудники из разных подразделений. Помните: надо опросить не менее 10% от общей численности персонала. Даже если в компании больше 10 тыс. работников. В небольших компаниях рекомендуемая выборка для опроса – 50% от общей численности.
Проще всего с облегченным опросником. Примите количество ответов, полученных на него, за 100%. Определите процент положительных: общее количество ответов разделите на число положительных, получившуюся сумму умножьте на 100 (%). Если положительные ответы составляют 70% от общего количества, значит, у сотрудника высокая вовлеченность в дела компании. Когда показатель не превышает 50%, сотрудник слабо вовлечен, и руководителю нужно повысить уровень мотивации подчиненного.
Чтобы понять, каков средний уровень вовлеченности персонала всей компании, рассчитайте среднее арифметическое значение. Для этого сложите проценты вовлеченности каждого сотрудника и затем разделите на количество сотрудников. Если средний показатель ниже 50%, нужно принимать меры.
Пример
Исследование показало, что в компании вовлеченность персонала – 51%. Чтобы выяснить, почему показатель низкий, HR-директор стал изучать заполненные опросники. Нужно было обратить внимание на негативную реакцию на утверждения «Я регулярно получаю обратную связь, которая помогает мне улучшить результаты моей работы», «На работе прислушиваются к моему мнению». Это указывало на то, что нет коммуникаций между сотрудниками как внутри региональных подразделений, так и между ними. Директор по персоналу внимательнее изучил, как работают филиалы. Выяснил, что новые проекты спускались в филиалы сверху, без согласования с директорами. Управляющих собирали в головном офисе только для того, чтобы подвести итоги. Никто не объяснял, в чем новые приоритеты, не инициировал обмен bestpractice между филиалами. HR-директор рассказал об этом гендиректору, и они решили, что надо развивать обратную связь и коммуникации в регионах, заниматься командообразованием.
Если Вы использовали развернутый опросник, в котором сотрудники могли отвечать не только «Да» и «Нет», то увидите не только то, сколько сотрудников вовлечены, а сколько нет, но и промежуточные состояния. Их отражает процент таких ответов (от общего количества вопросов): «скорее согласен», «скорее не согласен». А те, кто отвечал в основном «категорически не согласен», настроены к компании почти враждебно. С ними вряд ли что-то уже можно сделать.
за правильный ответ
