Бюджет-2021. Как составить в условиях неопределенности, чтобы не провалить HR‑задачи
- С кем и о чем поговорить перед составлением HR-бюджета, чтобы его точно утвердили;
- Как использовать в бюджете иллюзию восприятия, чтобы добиться финансирования главных HR-задач;
- Как компании сэкономить на социальных выплатах сотрудникам и когда такая схема невыгодна;
- Когда автоматизация HR-процессов выгодна бизнесу, а когда она всего лишь блажь в погоне за модой.
Составлять бюджет на 2021 вам придется в условиях неопределенности — оттолкнуться от фактических затрат текущего года не получится. Из-за пандемии эти цифры не показательны. В статье — рекомендации, как сделать так, чтобы в итоге бюджетные планы совпали с реальностью, какие статьи расходов перекроить из-за пандемии и на чем в следующем году опасно экономить.
Уточните актуальные планы компании
Чтобы без ошибок сформировать бюджет на 2021 год, соберите актуальную информацию по планам вашей компании. Для этого задайте генеральному директору два главных вопроса. Ответы на них помогут вам составить HR-бюджет, который соответствует целям бизнеса, а значит, вам будет легче его защитить.
Вопрос 1. Какие направления бизнеса компания планирует развивать в 2021 году. Если у вас крупный бизнес, то также выясните у генерального директора, сколько филиалов ваша компания намерена открыть в следующем году.
Второй 2. Какой показатель деятельности будет для компании ключевым: прибыль, доход или выручка. К нему в бюджете привяжите премии сотрудникам, продуктивность которых напрямую влияет на эту метрику.
К тому же из-за кризиса 2020 года у вас мог измениться и ключевой показатель деятельности отдельных подразделений. Для таких отделов переформулируйте алгоритмы начисления KPI.
В 2020 году у многих отделов продаж в KPI стоял план по количеству реализованной продукции. В 2021 году большинство компаний ставят sales-менеджерам цель — добиться максимальной суммы продаж. Если и у вашего отдела продаж главным показателем эффективности станет выручка, внесите зависимость от нее в алгоритм расчета ФОТ этого отдела.
От чего будете отталкиваться при составлении бюджета на 2021 год?
Детализируйте главные расходы и схлопните второстепенные
Чтобы в условиях неопределенности добиться финансирования главных расходов на персонал, составляйте HR-бюджет по принципу иллюзии восприятия. Для этого схлопните расходы, от которых готовы отказаться. И максимально подробно детализируйте статьи, которые считаете главными. При таком подходе бюджет будет казаться менее раздутым и вы добьетесь хотя бы частичного финансирования ключевых расходов.
Чтобы избежать критики в несоответствии планов постпандемичной реальности, откажитесь от излишеств. Например, некоторые компании вместо дорогостоящих очных корпоративов выбирают бесплатные дистанционные, а высвободившиеся средства направляют на поддержку здоровья сотрудников, в том числе психологического. Однако я считаю, что уместнее заменить корпоратив в формате застолья коллаборацией с обучением, тренингом или деловой игрой. Так повысите продуктивность и качество работы сотрудников и, следовательно, эффективность бизнеса.
Главное в статье СкрытьПример детализации HR-бюджета
Рассчитайте четыре метрики при формировании ФОТ
Весной и летом 2020 года большинство компаний в панике сокращали ФОТ или специалистов. А осенью, когда ситуация начала стабилизироваться, многим пришлось заново набирать персонал, потому что оставшиеся сотрудники не справлялись с увеличившимися объемами работ. Чтобы избежать таких экономически невыгодных рокировок в 2021 году, пропишите в HR-бюджете оптимальный ФОТ для ситуации неопределенности. Для этого рассчитайте четыре метрики: оптимальную численность сотрудников, повышение окладов, переменную часть и статистику по доплатам и надбавкам.
Если компания нацелена на развитие и есть деньги на сотрудников, рассчитайте штатную численность. Даже в релевантном штатном расписании есть вакансии, которые не заполнятся за 2021 год. Этот резерв и пригодится на непредвиденные обстоятельства. И он у вас будет, если закладываете ФОТ в соответствии с численностью штатного расписания. Однако расчеты по штатной численности сильно раздуют бюджет. Главное в статье Скрыть
Как рассчитать штатную численность сотрудников
Если организация планирует оптимизацию расходов, то тогда при расчете ФОТ используйте среднесписочную численность. В ней учитывайте только персонал по трудовым договорам и не считайте внешних совместителей, сотрудников в декрете и работников в учебном отпуске.
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц
После того, как высчитаете среднесписочную численность персонала за каждый месяц, узнайте среднесписочную за год с помощью калькулятора ниже:
Как рассчитать среднесписочную численность персонала за год
К сожалению, несмотря на лимиты бюджета, закон обязывает бизнес регулярно индексировать зарплаты сотрудникам, ст. 134 ТК. Если компания не установит положение об индексации, то получит штраф до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Предупредите об этом риске генерального директора, когда будете защищать бюджет.
Чтобы рассчитать оптимальное повышение окладов, соберите потребности руководителей подразделений в части изменения штатного расписания. И обязательно проведите оценку персонала, чтобы точно понимать, за какие результаты увеличиваете работнику оклад. А чтобы не переплатить лишнее, проведите бенчмаркинг рынка зарплат.
Рассчитайте траты на премии, надбавки, доплаты, чтобы внести в HR-бюджет корректные расходы на переменную часть. А чтобы избежать нехватки бюджета на ФОТ, не забудьте рассчитать и четвертую подстатью по доплатам и надбавкам — в том числе за работу в выходные. Такая аналитика обязательна, если решите планировать ФОТ на среднесписочную численность. А если рассчитываете ФОТ на штатную численность, она покрывает расходы на доплаты — то есть в этом случае отдельно считать доплаты не обязательно.
Галина ПОГОДИНА, директор по персоналу компании «Юнилин»Фактические расходы 2020 года — бесполезный показатель
Обычно мы планируем бюджет следующего года, исходя из факта текущего, плана подбора на следующий год и целей компании. Однако 2020 внес коррективы в наши планы — в целях экономии мы сократили расходы на обучение, подбор и некоторые HR-проекты. Поэтому факт 2020 года для нас не показатель, отталкиваться от него для бюджета-2021 было бы некорректно. В этот раз при планировании бюджета я учитываю план подбора, обучения и корпоративных мероприятий, а также годовой индекс инфляции. Кроме того, изучаю условия контрактов, чтобы заложить актуальные затраты в бюджет.
Сформируйте выгодный бизнесу социальный пакет
Главное в статье СкрытьЧтобы сэкономить на льготах, не обязательно их сокращать и тем более от них отказываться. Достаточно грамотно их выбрать и внимательно рассчитать.
Чтобы социальный пакет одновременно сэкономил бизнесу деньги и удержал сотрудников, для начала узнайте, что им нужно. А дальше проконсультируйтесь с бухгалтерией и финансистами, насколько такие льготы выгодны вашему бизнесу в 2021 году.
С одной стороны, выплаты по льготам выгодны: они уменьшают часть прибыли, облагаемую налогами. С другой — расходы на социальный пакет нужно прогнозировать, заранее зная предполагаемую прибыль, иначе рискуете не сэкономить, а потерять деньги компании.
Чтобы не предоставить людям социальные льготы, которые невыгодны бизнесу, сравните две суммы. Первая — сколько компании будет стоить льгота. Вторая — сколько денег она сэкономит на налогах на прибыль.
Didital-агентство за год заработало 70 млн руб. и потратило 20 млн руб. на ФОТ. Таким образом, налогооблагаемая база без учета полисов ДМС составил бы 70 млн — 20 млн = 50 млн руб. А налог на прибыль был бы 50 млн × 20% = 10 млн руб. В надежде снизить налоги в начале года организация заключила договор ДМС на 1,2 млн руб. — это была максимально разрешенная сумма, ведь закон позволяет затраты на ДМС не выше 6 процентов от расходов на персонал, абз. 9 п. 16 ст. 255 НК. В результате налогооблагаемая база составила 48,8 млн руб., а налог — 9,76 млн руб. Так компания сэкономила на налогах: 10 млн — 9,76 млн = 240 000 руб. При этом полисом ДМС воспользовались всего 12 процентов персонала, потому что большинство сотрудников агентства — специалисты младше 25 лет с хорошим здоровьем. В качестве мотиватора их больше интересовали корпоративные выезды, обучение и деловые игры. К тому же эти нерелевантные расходы на ДМС оказалась выше экономии на налоге: 1,2 млн стоимости ДМС — 240 000 экономии на налогах = 960 000 руб. То есть почти 1 млн руб. компания потратила напрасно, потому что заранее не просчитала экономию и не узнала потребности сотрудников.
Чтобы убедиться в целесообразности выбранных льгот, поднимите статистику за прошлые годы. Оставляйте только такие льготы, которые одновременно были востребованы у персонала и финансирование которых принесло вашей компании существенную экономию.
Если выгодные бизнесу льготы будут ориентированы на сотрудников разного возраста, предоставьте коллегам возможность выбрать себе компенсации из отобранных вами по принципу конструктора — например, «Кафетерий льгот».
Татьяна ПЕТРЕНКО, директор по персоналу компании «ГАЛЕН»Сэкономьте бизнесу деньги на налогах с ФОТ
Чтобы сократить расходы на персонал, отслеживайте все изменения в налоговом законодательстве. В 2021 году для малого и среднего бизнеса предусмотрена пониженная ставка налогов. Также шкалы налогов отличаются для некоторых видов бизнеса. Искусное планирование и грамотное оформление дохода различными видами выплат и формами занятости поможет сэкономить на налогах.
Оставьте расходы на обучение даже при ограниченном бюджете
Чтобы ваша компания в 2021 году увеличила прибыль, не исключайте обучение из статей расходов, даже если вы сильно ограничены в средствах. Иначе снизится стоимость компании на рынке и уровень кадрового потенциала. А значит, и качество работы и, следовательно, продажи.
7 принципов инвестиций в обучение
1. Проведите HR-аналитику динамики прибыли, выручки и затрат на обучение
2. Покажите эффективность в прошлых периодах
3. Признайте ошибки прошлых периодов — учитывайте и озвучивайте их в расчетах на 2021 год
4. Приводите конкретные примеры успеха
5. Учитывайте ценности и потребности каждого руководителя, принимающего решение
6. Повышайте статус и популярность обучения в компании
7. Запланируйте обучающие программы по компетенциям, которые понадобятся в соответствии со стратегическими планами компании
Перед тем как вносить в бюджет расходы на обучение, узнайте у руководителей подразделений, каким темам необходимо обучить сотрудников в следующем году. Не исключено, что в спешке они упустят важные направления. Чтобы избежать тем-отписок, приходите с готовыми предложениями.
Чтобы подготовить предложения по темам обучения, пересмотрите программу 2020 года. Составьте список форматов и курсов, которые повысили производительность сотрудников и привели к росту доходов компании.
Кроме того, поручите менеджеру по обучению и развитию или аналитику провести предварительную инфоразведку — составить отчет по самым обсуждаемым в деловой среде темам, профильных для вашего бизнеса конференций. Пусть также выяснит, какие услуги и технологические опции используют в работе с клиентами конкуренты. В выводе из этого отчета попросите сформулировать подборку навыков, которым выгодно обучить ваших сотрудников.
Если позволяет время, договоритесь с маркетинговым отделом об опросе клиентов. В нем узнайте, каких услуг не хватает потребителям вашей продукции, а также что бы они хотели улучшить в актуальном качестве товаров, работе менеджеров и сервисе — если ведете онлайн-продажи.
При формировании бюджета на обучение учитывайте и главный фактор — ежегодную оценку персонала. На основе его результатов, а также анализа образовательных программ прошлых лет, отчета вашего менеджера или аналитика и опроса клиентов сформируйте список целевых курсов для ваших сотрудников на следующий год. Программу обучения и развития персонала утвердите у руководителей отделов и вносите в бюджет с учетом инфляции.
Чтобы не повторить ошибок 2020 года, учтите уроки пандемии. Изоляция доказала, что технологически неграмотные специалисты тормозят бизнес-процессы и в результате обходятся компаниям дороже своей реальной стоимости. Чтобы избежать таких трат в 2021 году, добавляйте в расходы на обучение актуализированные курсы повышения цифровой грамотности, даже если вы уже проводили подобное обучение в этом году.
Если расходы на целевое обучение окажутся высокими, смените поставщиков. Найдите альтернативные доступные варианты — например, дистанционное обучение, которое в период карантина доказало не только свою эффективность, но и экономическую доступность из-за переизбытка предложений на рынке корпоративного обучения.
Ольга БАЛИЦКАЯ, директор по персоналу компании «Рольф»Жесткий HR-бюджет уже в прошлом
Вместо распределения расходов до копейки планируйте процент расходов на персонал с условно-постоянными расходами — такими, на которые сложно быстро повлиять. Не бойтесь перестать делать что-то ненужное, даже если расходы по этой статье уже заложены в бюджет. Защищайте у собственника новые необходимые расходы. Главными аргументами делайте их добавочную стоимость и сравнение с конкурентами: как и сколько ваши конкуренты тратят на персонал, какие проекты внедряют и с каким результатом.
8 секретов убедительной защиты HR-бюджета
1. Синхронизируйте HR-бюджет с планами компании
2. Подготовьте аргументы под особенности восприятия каждого члена комиссии
3. Докажите пользу каждой статьи бюджета
4. Добавьте ссылки на нормы законодательства и распорядительные документы
5. Усильте аргументацию цифрами и фактами
6. Поручите профессионалу подготовить привлекательную визуализацию
7. Покажите в аргументах новые коммуникации и сплоченность команды
8. Пропишите нормативы исполнения HR-бюджета
Главное в статье
СкрытьРешите, как будете оценивать сотрудников
Чтобы не потратить лишние деньги на оценку и не потерять в ее качестве, определитесь, какими системами будете оценивать сотрудников. Самый очевидный и простой способ — оттолкнуться от численности сотрудников.
Если в вашей компании работают меньше 500 человек, поручите разработать систему оценки вашему менеджеру — например, по обучению и развитию. Для успеха важно, чтобы ваш эйчар знал виды оценки, не боялся их миксовать и понимал цель такой оценки персонала для бизнеса. Когда я работала в небольших компаниях, то всегда разрабатывала систему оценки персонала сама. В этом случае расходы будут на программу оценки, а трудозатраты сотрудника у вас уже включены в ФОТ — первую статью HR-бюджета.
Если вы работаете в компании со штатом больше 500 человек, один эйчар с оценкой не справится. Надежнее разработать систему оценки персонала под ваши цели и задачи. В этом случае вносите в бюджет разработку инструмента оценки и работу консалтингового агентства.
Не экономьте на программе! На своей практике я не встречала качественных бесплатных продуктов. Такая экономия выльется в некорректную оценку, и это нанесет вред бизнесу. Оценивайте не столько стоимость программы, сколько ее алгоритм. Главное — разработать не оценку ради оценки, а систему, которая максимально точно оценит бизнес-результаты.
Учтите рост тарифов работных сайтов в расходах на подбор
Чтобы составить оптимальный бюджет на подбор, расcчитайте его стоимость с учетом роста тарифов крупных работных сайтов. Такие перемены вовсе не повод автоматом доливать расходы на подбор. Наоборот, вы сможете сэкономить, если измените подход по рекомендациям в статье.
Исключите из бюджета бесполезные траты на цифровые ресурсы
Чтобы сократить ФОТ на HR-отдел и высвободить время ваших сотрудников от рутины для более сложных задач, с умом внедряйте автоматизацию. Этот тренд стал востребованным в пандемию и не перестанет быть актуальным и в 2021 году. Это подтвердил и Президент, который еще весной поручил федеральным министерствам и главам регионов ускоренно «донастроить трудовое законодательство с учетом опыта использования цифровых технологий» и призвал бизнес «брать пример с компаний — лидеров цифровизации».
Однако не воспринимайте популярный тренд как обязанность срочно внедрять всевозможные HR-сервисы. Чтобы не потратить деньги компании на сервис, который окажется бесполезным, пересмотрите целесообразность программ, которые не успели внедрить в 2020 году, и перечитайте отзывы коллег о тех, которые планируете установить в следующем. Не ошибиться вам поможет и шпаргалка ниже. Главное в статье Скрыть
Когда автоматизация — блажь и чем ее рационально заменить
| Подбор | Оценивает технологические навыки кандидатов | от 600 руб. за соискателя | Для узкоспециализированных позиций | Тестовое задание от потенциального руководителя со спецификой IT-платформы и бизнес-процессов компании |
| Оценивает психологическое соответствие кандидатов компании | от 200 руб. за кандидата | Для линейных позиций с рутинными обязанностями и минимумом общения | Оценка рекрутером с психологическим образованием, предоставьте готовые тесты и проективные вопросы от журнала «Директор по персоналу» | |
| Отслеживание нелояльных сотрудников | Фиксирует утечку информации, коррупцию, саботаж, работу на конкурентов | 3300 руб. в год на один компьютер | Для стартапов и компаний с надежной системой безопасности, а также рядовых сотрудников, которые не обладают доступом к ценным сведениям | Фиксация ответственности в трудовом договоре за хищение и разглашение коммерческой тайны |
| Управление эффективностью сотрудников | Фиксирует, на что персонал тратит рабочее время за компьютером | около 2500 руб. за работника в год | Для самоорганизованных и свободолюбивых специалистов | Внутренние отчеты руководителю, привязка KPI к целям |
| Кадровый учет, HR-документооборот | Автоматизирует расчет зарплаты, отпусков и прочие кадровые процессы | от 6100 руб. разовой оплатой | Для организаций с персоналом до 30 человек | Работа ответственного за персонал сотрудника предприятия малого бизнеса |
По моему опыту, хороший инструмент клиентского HR-сервиса — это статья «Автоматизация процессов». В частности, принцип «единого окна» для сотрудников.
Прежде чем вносить цифровое HR-решение в бюджет, согласуйте свои пожелания с айтишниками: готовы ли ваши системы к интеграции и учли ли в бюджете скрытые расходы.
Не паникуйте, если на составление бюджета по приемам из статьи вам потребуется больше времени, чем обычно. Зато такие ювелирно высчитанные расходы принесут компании ощутимую выгоду, уберегут от напрасных трат и дыр в бюджете.
Дорогие подписчики!
Приглашаем на страницы ноябрьского номера журнала «Директор по персоналу». Пожалуйста, поделитесь ситуацией в Вашей компании.
Дорогие подписчики, пожалуйста, поделитесь своими страхами в состоянии неопределенности. Ваше мнение попадет на страницы журнала
за правильный ответ
