Компания хочет перейти на ЭКДО. Подсказка, которая поможет определиться с системой и подготовиться к изменениям

В статье даю ориентиры, которые помогут выбрать систему кадрового электронного документооборота, а также рассказываю, каким образом ее интегрировать в вашу компанию. В материале говорю только про коммерческие системы: как выбрать провайдера и подготовить персонал к внедрению. А из этой статьи узнаете, как рассчитать, выгодно или нет компании отказываться от бумаги в пользу цифрового решения. В ней найдете формулы и инструкцию по расчету.

Как выбрать систему КЭДО

На рынке больше 10 компаний, которые предоставляют услуги по внедрению кадрового электронного документооборота. На первый взгляд, решения у всех похожие и непонятно, какое выбрать. Поэтому дальше приведу параметры, которые помогут сориентироваться.

Стоимость. Цена зависит от наполнения системы электронного документооборота — количества зарегистрированных пользователей, наличия чатов поддержки, инструментария и других функций.

На стоимость КЭДО влияют также электронные подписи, которые можно приобрести у вашего провайдера или у стороннего вендора. Без электронных подписей вся система бесполезна — будет невозможно подписать кадровые документы. Подписи нужны как для работодателя, так и для сотрудников компании.

Существует три вида электронной цифровой подписи:
— простая электронная подпись;
— усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
— усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Доступность. При выборе системы необходимо учитывать, чтобы каждый сотрудник в любой момент мог без проблем попасть в нее. Это особенно актуально для компаний с распределенной командой или большим количеством сотрудников, работающих вне офиса. Поэтому при выборе системы КЭДО узнайте, есть ли у нее приложение, можно ли попасть в приложение через браузер в телефоне, а не только через программу, установленную на компьютере.

Хранение данных. Данные могут храниться в облаке провайдера системы КЭДО или на серверах вашей компании. В первом случае стоит узнать у провайдера, какие меры приняты для устойчивости системы, быстрого и удобного доступа, защиты электронного архива и другой информации от утечек. Обратите внимание на то, где находится сервер провайдера. Хранить персональные данные на серверах, которые находятся не на территории РФ, запрещено. Если специалисты Роскомнадзора об этом узнают, работодателю придется заплатить штраф до 6 млн руб., ч. 8 ст. 13.11 КоАП.

Простота интеграции. Не все существующие системы электронного документооборота легко интегрируются с другими IT-продуктами. Если компания не планирует в ближайшее время полностью менять технологический стек, перед покупкой узнайте у вендора, будет ли его решение работать в тесной связке с другими инструментами кадрового делопроизводства, например, с «Госкадровик», 1С или SAP. Также стоит убедиться, что интеграция включена в стоимость пакета внедрения.

Поддержка и сопровождение. Убедитесь, что в базовый пакет внедрения КЭДО включена техническая поддержка по функционалу системы. Если техподдержка не предусмотрена, вы рискуете тем, что HR-специалистам придется тратить время на консультирование сотрудников по использованию продукта.

Какие цифровые подписи нужны для КЭДО

Как подготовить персонал к внедрению КЭДО

Внедрение КЭДО ведет к серьезным изменениям во взаимодействии с персоналом. Важно подготовить сотрудников к процедуре. В этом помогут регламенты и четкое информирование.

Регламенты. После выбора системы КЭДО необходимо подготовить внутренний регламент по работе с системой. В документе должны быть прописаны инструкции для сотрудников компаний. Как правило, все шаблоны есть у провайдеров и их можно адаптировать под задачи компании.

Готовые шаблоны помогут сократить срок подготовки регламента до месяца. Но все равно необходимо заложить время на согласование документации со всеми службами: с IT-департаментом, юридической службой, службой информационной безопасности. Регламент должен быть удобным для сотрудника. Поэтому перед внедрением стоит убедиться, что весь процесс оформления документов, выдача электронных подписей и ознакомление с системой не занимает у сотрудников больше часа.

Работа с сотрудниками. По закону, перевести сотрудника на ЭКДО можно только с его согласия, поэтому важно донести до персонала преимущества системы. Объясните, почему КЭДО — это удобно и зачем нужно нововведение, обсудите опасения. Расскажите, что сотрудники могут в любой момент получить доступ ко всем документам в личном кабинете: скачать их, изучить, распечатать. Теперь не нужно будет постоянно ходить в отдел кадров. И главное — это абсолютно безопасно. 

Работников, которые уже в штате, придется спросить, хотят ли они перейти на ЭДО. Так же придется действовать, если принимаете на работу сотрудника со стажем. Выдайте каждому уведомление в письменном виде. Ответ работника должен быть письменным. Но, даже если кто-то из персонала компании откажется от перехода на ЭКДО, запустить проект можно, даже начав с одного отдела, и на его примере показать остальным, что электронный документооборот намного удобнее бумажного. Со временем остальные работники тоже согласятся перейти на новую систему.