Хотите привлечь таланты из регионов? Предложите им удаленку. Только ставьте задачи не как офисным сотрудникам

Директор по персоналу нашей компании столкнулся с проблемой. Заявки на поиск разработчиков программного обеспечения поступали каждый месяц, но откликов на вакансию приходило мало. Многие достойные резюме были от кандидатов из регионов. Предлагали им переехать, но они не соглашались. Тогда глава службы персонала предложил нанимать талантливых соискателей из регионов на дистанционную работу. Это бы помогло укомплектовать штат новыми разработчиками. Да и работающих специалистов можно тоже перевести на удаленку, чтобы повысить их мотивацию, тем более они давно об этом просили. Возник вопрос, как управлять удаленными сотрудниками, чтобы получать нужные результаты.

Защитите конфиденциальную информацию от утечки. Установите DLP-систему

Нельзя допустить, чтобы клиентская база и финансовая информация попали к конкурентам. Минимизируйте риск с помощью DLP-системы. Это программное обеспечение обнаруживает и предотвращает несанкционированные попытки копировать или передавать конфиденциальные данные без разрешения ключевых пользователей. Система отследит и проанализирует основные каналы передачи информации: электронную почту, социальные сети и форумы, файлообменные сервисы и облачные хранилища, копирование на внешние носители, печать документов.

Установите DLP-систему на внутреннем сервере и затем попросите IT-специалистов настроить программное обеспечение на компьютерах удаленщиков. Только не предупреждайте их об этом. Введите режим коммерческой тайны. Убедитесь, что сотрудники понимают правила, по которым событие считается утечкой конфиденциальной информации. И если они нарушат политику безопасности, то получат автоматическое оповещение.

Отслеживайте, как удаленщики используют рабочее время с помощью tracker-программ

Отсутствие начальника расслабляет, поэтому дайте понять сотрудникам, что удаленная работа не отличается от офисной. Обычный рабочий день: с 9.00 до 18.00, час на обеденный перерыв. Чтобы дисциплинировать удаленщиков, используйте программу контроля или трекер (tracker в переводе с англ. – следящий). Трекер позволяет следить за тем, как подчиненный выполняет задание, и оценивать, насколько эффективно он использует рабочее время.

Программу можно установить непосредственно на компьютер дистанционного работника. Например, одну из программ: StaffCounter, CrocoTime или YawareTimeTracker. Каждая из них позволяет руководителю всегда быть в курсе того, находится ли сотрудник за компьютером и чем он занимается. Программа запоминает и обрабатывает информацию о том, сколько посвящено работе, а какое количество времени ушло на перерывы. Мониторит все сайты и программы, которыми пользуется подчиненный. Трекер определяет, насколько нужны приложения. Ставит отметку «продуктивно» или «непродуктивно». Все сведения отражает в отчете. Опция «Снимки рабочего стола» позволяет видеть, находился ли работник в определенное время на месте, что он делал, какие задачи решал.

Таймеры, заложенные в трекере, синхронизируются на всех устройствах коммуникации, которые сотрудник использует. Так что он может начать выполнять задание на компьютере и продолжить на телефоне. Таймер учтет все время работы.

Детально формулируйте задачи для удаленного сотрудника

Удаленные работники больше, чем штатные, нуждаются в четких инструкциях, как выполнять ту или иную задачу. Они не общаются каждый день с руководителем лично и не могут по интонации или выражению лица составить общую картину, что тот хочет получить в результате. Да и руководитель в обычных условиях не может ежедневно контролировать задания.

Посоветуйте управленцу формулировать задачи так, чтобы не возникало разночтений по содержанию и срокам. Вносите задания в таблицу, в виде плана работы. Оставьте столбец для примечаний, как выполнялась задача, были ли сложности (план работы рекрутера-удаленщика – в образце ниже). 

Составьте график оперативок и определите время, когда будете выходить на связь

Когда сотрудники сидят в одной комнате, корпоративная культура и общее информационное пространство образуются сами собой. Но если участники команды разбросаны по всей территории России, то возникает недопонимание и раскоординированность. Для контакта с удаленщиками используйте почту, телефон, Skype и другие мессенджеры, которые позволяют выстроить более тесную и продуктивную коммуникацию.

Договоритесь о времени, когда будете выходить на связь. Например, объявите, что каждую среду с 13.00 до 15.00 по местному времени Вы доступны для подчиненных в Skype или по телефону. Тогда удаленные сотрудники заранее подготовятся к общению с Вами, им будет проще обсуждать проблемы и решать вопросы. В особых случаях просите подчиненных писать Вам SMS на мобильный телефон. Например, вечером в 17.00.

Договоритесь, чтобы дистанционный сотрудник взял за правило отвечать на электронную почту в течение двух часов с момента, как ее получит. Направляйте письмо с задачами подчиненному и тем коллегам, которые имеют отношение к работе сотрудника. Таким образом Вы напомните, что он трудится в коллективе, а не сам по себе, и его результаты влияют на деятельность других подразделений. Тем самым Вы создадите эффект, словно человек прилюдно пообещал все сделать качественно и в срок, который указан в письме.

Регулярно проводите оперативки и планерки с дистанционными работниками в формате видеоконференции. Это не требует затрат, к тому же помогает оперативно решать насущные вопросы на расстоянии. Это важно для того, чтобы те, кто трудится дистанционно, не чувствовали себя изолированными от коллектива. Предусмотрите возможность очных регулярных встреч с подчиненными, если они живут в том же городе, где расположен головной офис. Хотя бы раз в неделю.

Регулярно запрашивайте отчеты по плану работы

Попросите сотрудника предоставлять отчет о проделанной работе один-два раза в неделю (пример отчета ниже). Вы можете делать это реже или чаще. Все зависит от того, насколько ответственен работник и чем он занимается. Главное – Вы должны понимать, действительно ли сотрудник выполняет задание или откладывает на последний момент. Однако первое время рекомендуем запрашивать ежедневные отчеты. Так Вы проверите, будет ли работник трудиться столь же эффективно, как в офисе.

Для создания отчетов используйте интернет-сервис Google Docs, бесплатный онлайн-офис. Попросите Вашего подчиненного подробно расписать алгоритм выполнения задачи. С помощью сервиса рассылайте задания, которые необходимо сделать в течение дня, а вечером собирайте отчеты с комментариями сотрудника. Главное, чтобы работник постоянно был на связи и своевременно отчитывался о результатах работы.

Со стопроцентной гарантией определить, сможет ли человек трудиться удаленно, соблюдая все сроки и обеспечивая нужное качество, невозможно. Как показала практика, проблемы возникают с 15–20 процентами дистанционных сотрудников в первые два месяца. Причины разные. Кто-то прекратил работать, потому что увидел, что делает много ошибок. Кто-то – из-за того, что медленно работает и в результате меньше получает. В любом случае работники сами осознают, что происходит. Для этого организуйте все так, чтобы люди понимали, что зарплата напрямую зависит от того, что сделано.

Продумайте, как сплотить коллектив дистанционной команды

Делайте для удаленных сотрудников электронную рассылку с новостями компании, поздравляйте друг друга с праздниками, а каждого новичка представляйте команде с помощью специальной мини-презентации. Летом организуйте выездной корпоратив, приглашайте всех сотрудников независимо от того, работают они в офисе или на удаленке. Например, в компании Adecco Group Russia каждый год проводят велосипедный заезд. Причем происходит он в один день во всех российских подразделениях компании, каждый забег – в своем городе. Фотоотчеты публикуются на сайте организации.

Проводите вебинары, а результаты обучения выкладывайте в открытом доступе на интранет-портале. Пусть удаленщики и офисные сотрудники из разных регионов совместно изучают материал, решают кейсы. Это сплотит удаленную команду.

Регулярно организуйте общие корпоративные собрания, минимум один-два раза в год. Собирайте всех в головном офисе, чтобы пообщаться вживую. Беседы по Skype не заменят такого общения. Предусмотрите выступление удаленных сотрудников. Пусть оно будет коротким, продолжительностью три минуты. Но это – «Три минуты славы» каждого, кто работает дистанционно.

«Поощряйте привычку задавать вопросы», – советует Елена АЛТУХОВА, начальник службы по работе с персоналом «Россельхозбанка» из Нижнего Новгорода. И обязательно расскажите, к кому из сотрудников и по каким вопросам можно обращаться. Убедитесь, что у удаленных участников команды есть возможность постоянно учиться.

Уделите внимание оформлению дополнительного соглашения с удаленщиком

Труд дистанционных работников регулирует глава 49.1 Трудового кодекса. Часть 2 статьи 312.2 подсказывает, какие изменения необходимо внести в трудовой договор. Ведь нет необходимости его расторгать, если сотрудник уже работал в компании. Достаточно к старому договору заключить дополнительное соглашение (пример ниже). Главное – внести в документ условие, что сотрудник будет выполнять работу в дистанционном режиме. На удаленщика распространяется действие всех норм трудового права. Работодатель обязан выплачивать ему и отпускные, и больничные. Сведения о переводе на дистанционную работу не вносите в трудовую книжку.

Перед тем как составлять дополнительное соглашение, решите, будете ли оплачивать сотруднику интернет. Например, компания IBM не возмещает расходы на интернет дистанционным работникам. Просто никто не хочет тратить время на то, чтобы отслеживать, куда ушли эти деньги – на выполнение реальных задач или на скачивание фильмов из сети.

Если компания решает компенсировать удаленщику интернет-затраты, то необходимо прописать это в условиях трудового договора или дополнительном соглашении. Например, так: «Компания обязуется выплачивать компенсацию Работнику за использование личного компьютера и принтера в размере 750 рублей ежемесячно». Если хотите, установите минимальную сумму, которую Вы готовы компенсировать. Пусть работник доплачивает самостоятельно до того тарифа, который считает наиболее оптимальным для себя.